Secrétaire Service Social H/F

RESPONSABILITÉS : • Mission d'accueil physique et téléphonique de tout type de public; • Mission d'aide technique : Conseils divers, aide matérielle : gestions des stocks, rangement et classement des documents, traçabilité. • Mission de coordination : il joue un rôle important dans l'orientation des appels et réponses données aux usagers et partenaires • Mission d'intégration à ta politique institutionnelle : le secrétaire de service social doit se référer pour réaliser les tâches qui lui sont attribuées au projet d'établissement, au projet de pôle et au projet de service social. Il applique les procédures et modes opératoires en vigueur. Tâches principales auprès du service sociale MCO et de la PASS. L'accueil physique et téléphonique • Assurer la gestion des appels • Déterminer l'objet de la demande et évaluer urgence de la situation • Orienter les personnes de façon adaptée (transmission de l'appel vers l'assistant social ou partenaires extérieurs, ou service médical, prise de messages ou rendez-vous) • Assurer l'accueil des personnes et intervenants de la PASS et autres Gestion administrative • Réceptionner, trier, diffuser les courriers (papiers, fax, mails) • Ouverture d'un dossier social/PASS et prise de renseignements • Frappe et mise en forme des courriers et/ou dossiers administratifs (pas de courriers médicaux) • Elaboration des comptes-rendus ou procès-verbaux • Photocopie des doubles et classement dans les dossiers • Traçabilité des tâches effectuées dans le dossier social et sur sillage. • Envoi des courriers par fax, mail, ou poste. Traçabilité dans livret du courrier postal • Contact avec les établissements (EHPAD, SSR) pour évaluer les places disponibles. • Contact auprès des mutuelles • Recherche sur internet (établissements de soins hors secteur Corrèze, mutuelles) Gestion des dossiers sociaux • Classement • Gestion de l'archivage • Statistiques Gestion de la documentation sanitaire et sociale • Mise à jour de la documentation • Diffusion des informations recueillies Gestion de la logistique • Renouvellement du stock des imprimés sociaux • Mise à jour et rangement des imprimés • Commande de fourniture et reprographie • Gestion de fonctionnement du matériel • Fax, imprimantes photocopieur Evaluer et valoriser l'activité • Assurer le recueil de données statistiques relatives à l'activité • Participer à l'élaboration des rapports d'activité annuels ORGANISATION DU POSTE • Poste à 100 %. Agent d'accueil PASS 50% et agent d'accueil et secrétariat service social MCO 50% • Horaire de travail : 7h30/jour + 1h00 de pause déjeuner (8h30 12h30 puis 13h30 — 17h) PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES REQUISES Aptitudes organisationnelles Connaissance des ressources disponibles sur le territoire Prise d'initiative et créativité; Capacité à organiser son temps de travail; Capacité à identifier et analyser des situations d'urgence et définir des actions prioritaires; Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité; Aptitudes relationnelles Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec les professionnels intra et extra hospitaliers ; Capacité d'écoute et d'empathie; Capacité à développer un maillage de professionnels sur le territoire ; Discrétion et respect du secret professionnel; Aptitudes pédagogiques Capacité à présenter une information ; Capacité à échanger sur ses pratiques lors de réunions départementales et autres; Capacité à actualiser ses connaissances.