Secrétaire Service Social (H/F)

MISSIONS

• Organiser pour l'équipe du service social la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

• Organiser la gestion logistique (réservation de salles de réunions) ACTIVITES PRINCIPALES :

Accueil et communication

• Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs (patients, usagers, familles, agents des services du CHICN) en face à face et au téléphone
• Recevoir, collecter, et mettre en forme les informations pour en assurer la transmission Secrétariat
• Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers :

courriers, comptes rendus de réunions,

• Reproduire des documents et assurer leur diffusion
• Prendre des rendez-vous et gérer les agendas du service Gestion administrative
• Traiter des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri ; traitement, classement, diffusion, archivage)
• Suivre l'avancement des dossiers suite à leur enregistrement
• Mettre à jour des fichiers de données et documents, archiver et classer les dossiers
• Organiser et assurer un classement bureautique et physique pour le partage et la conservation de l'information Gestion logistique
• Participer à l'organisation logistique des réunions :

réservation de salles

• Gérer les stocks de produits (fournitures et consommables)

• Gérer les départ et l'arrivée du courrier Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel

• Recueillir et transmettre à l'équipe et aux partenaires extérieurs les informations utiles au bon fonctionnement de l'entité

• Communiquer, échanger les informations au sein de l'équipe ACTIVITES SECONDAIRES :

• Accueillir, encadrer et assurer l'accompagnement pédagogiques de personnes en formation (agents, étudiants, stagiaires, )

• Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité

• Participer à des projets internes du CHICN ou en lien avec les partenaires de l'établissement

• Participer aux réunions de services hebdomadaires et au projet de service

• Actualiser ses connaissances par de la documentation, des formations Profil recherché DIPLOMES ET QUALIFICATIONS:

Bac Professionnel secrétariat (niveau IV) /BTS COMPETENCES, APTITUDES et SAVOIR FAIRE REQUIS

• Connaissance du secteur d'activité (sanitaire, social) et des dispositifs propres au domaine d'activité
• Connaissance des profils de patients et usagers du service social
• Travail en équipe et en réseau
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Trajectoire,)
• Communication, écoute
• Discrétion professionnelle, respect du secret
• Organisation, rigueur, réactivité
• Sens des responsabilités
• Adaptabilité
• Respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle
• Ponctualité CONDITIONS DE TRAVAIL ET SUJETIONS PARTICULIERES
• Poste à 100%,
• Temps plein de jour du lundi au vendredi, repose fixe samedi et dimanche
• Durée quotidienne de travail :

7h

• 25 Congés annuels Informations complémentaires Les missions et activités figurant dans cette fiche ne présentent pas de caractère exhaustif ni définitif.

Elles peuvent être complétées pour des nécessités de service et/ou raison de l'évolution du projet d'établissement.

CHICN Secrétariat de la Direction des ressources humaines

Contrat :

CDD;CDI;Détachement;Mutation