Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente

Prévention Routière Formation, organisme de formation recherche un(e) secrétaire pour sa région Auvergne-Rhone-Alpes.

Vos missions seront :

• organisation des stages : gestion des plannings des stages et des intervenants, établissement des convocations des participants, préparation des dossiers, réservation de salles, suivi des paiements, établissement des documents administratifs afférents (factures, attestations...) à l'aide du logiciel ANISTA, échanges avec les divers interlocuteurs institutionnels (relations, documents administratifs)
• Tenue d'une comptabilité : tenue d'un journal comptable, contrôle et mise à jour des fichiers, contrôle des factures fournisseurs ou prestataires, suivi de la trésorerie (rapprochements bancaires), contrôle des factures clients, préparation des règlements des prestataires, relance des impayés... Ces opérations sont transmises chaque mois au service comptable du Siège pour traitement
• Suivi administratif : traitement des courriers, frappe et mise en forme des documents (courriers, notes, rapports..), gestion des messages électroniques, mailings, publipostage, classement, établissement de statistiques, de graphiques, archivage de documents
• Accueil physique et téléphonique : reçoit les communications et accueille le public, identifie les demandes, renseigne ou oriente vers le bon interlocuteur
• Activité stages en entreprises : établissement des conventions avec les entreprises, établissement des documents utiles aux stages (feuille d'émargement...), établissement des factures, relance des impayés.