Secrétaire pédagogique et administratif·ve - F/H

RESPONSABILITÉS

Au sein de l'IUT de Marseille, et sous la responsabilité de la cheffe du département Techniques de Commercialisation Marseille, l'agent recruté exercera des activités polyvalentes. Le poste est partagé entre deux secrétariats pédagogiques pour un effectif de 220 étudiants. Il implique des liens fonctionnels étroits avec les services centraux de l'IUT ainsi qu'avec les antennes de campus (DAF, RH, DOSI) et le service des marchés. Mission principale : assurer la gestion administrative, pédagogique et financière du département Techniques de Commercialisation Marseille. Activités principales • Assurer la gestion administrative et l'accueil des étudiants et candidats. • Participer au suivi de la scolarité : candidatures, affectations, emplois du temps, assiduité et stages. • Garantir la communication entre les étudiants, les enseignants et les partenaires extérieurs. • Organiser et assurer le suivi des opérations pédagogiques, notamment les jurys et la gestion des résultats. • Gérer les dossiers des enseignants vacataires et le suivi des heures d'enseignement en lien avec les services RH. • Assurer le suivi administratif et financier du département : commandes, fournisseurs, missions, déplacements et suivi budgétaire. • Contribuer au bon fonctionnement du département en apportant un soutien quotidien à l'équipe de direction.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances et savoirs :

• Maîtrise des logiciels bureautiques courants
• Bonne connaissance des formations proposées par le département Savoir-faire :
• Gestion administrative et de secrétariat
• Conseiller et accompagner les équipes pédagogiques et les étudiants
• Maîtrise de l'expression écrite et orale, des modes de communication (électronique, téléphone)
• Gestion des priorités, respect des délais
• Sens aigu de l'organisation et polyvalence Savoir-être :
• Écoute, réactivité, discrétion
• Esprit d'équipe
• Gestion du stress
• Prendre des initiatives, être force de proposition et avoir le sens de l'anticipation
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Être autonome Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social