Adjoint-e en gestion administrative - F/H

RESPONSABILITÉS

Le vacataire administratif participe aux opérations de gestion administrative liées aux inscriptions des stagiaires de la formation continue. Il assure l'exécution des actes de gestion courante, contribue à la fiabilité des données administratives et facilite la circulation des informations nécessaires au bon fonctionnement du service. Il accueille, informe et accompagne les usagers ainsi que les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches administratives, dans le respect de la réglementation universitaire.

Activités principales - Réaliser les inscriptions administratives des stagiaires de la Formation Continue dans le logiciel de scolarité APOGEE, en veillant à la conformité des dossiers et au respect des procédures en vigueur.

• Contrôler les pièces justificatives, vérifier les droits d'inscription et assurer le suivi administratif des dossiers jusqu'à leur validation.
• Saisir, mettre à jour et fiabiliser les données dans les applications de gestion (APOGEE et outils métiers), en garantissant la qualité et la confidentialité des informations traitées.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs liés à l'activité (certificats de scolarité, attestations, courriers, convocations, tableaux de suivi, etc.).
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des stagiaires, enseignants et partenaires, les informer et les orienter dans leurs démarches administratives.
• Participer au suivi des campagnes d'inscriptions et au traitement des demandes en lien avec les gestionnaires du Pôle Gestion.
• Appliquer la réglementation relative à la formation continue, aux inscriptions universitaires et à la protection des données personnelles, dans le respect des procédures d'Aix-Marseille Université.

Conditions particulières d'exercice L'activité s'exerce dans le cadre de réformes régulières d'études de santé, de la formation professionnelle en générale et plus particulièrement en Santé.

Positionnement hiérarchique Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du Pôle gestion de la Formation Professionnelle en Santé de la Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales.

Sujétions particulières - Encadrement (oui/non) : non

• Conduite de projet (oui/non) : non

PROFIL RECHERCHÉ

COMPETENCES REQUISES

Connaissances et savoirs : - Utiliser les outils bureautiques

• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Techniques d'élaboration de documents (rédaction de mails)
• Culture internet
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE, E-Candidat)

Savoir-faire : - Accueillir et prendre des messages

• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Savoir rendre compte

Savoir-être : - Aptitude relationnelle, notamment maîtrise de soi, vis-à-vis des partenaires, usagers, et dans l'environnement professionnel en général

• Sens de la confidentialité
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel

Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social