Secrétaire (H/F)

Avenir Apei est une association à but non lucratif de parents et d’amis de personnes en situation de handicap intellectuel.

Avenir Apei accueille et accompagne, depuis la petite enfance et tout au long de leur vie, des personnes en situation de handicap intellectuel, autistes, polyhandicapées et/ou porteuses d’un handicap psychique, dans ses 21 établissements et services répartis dans 3 pôles (1030 places au total). L’ensemble de ces personnes sont accompagnées par près de 550 salariés.

L’IME Les Glycines – 3 Rue Molière – 78100 SAINT GERMAIN EN LAYE (proche RER A) accueille 94 enfants et adolescents, à partir de 5 ans et jusqu’à 20 ans, déficients intellectuels, en situation de handicap.

Rattaché au Directeur et en lien avec l’ensemble des professionnels de l’établissement et des services supports du siège l’assistant de direction réalise les missions suivantes :

Missions

Activités

Accueil – réception

Gestion et organisation d’agenda, préparation de réunions de travail et réservation de salles

Répondre au téléphone et assurer ponctuellement l’accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagner

Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées

Réception et contrôle des livraisons sur site

Secrétariat et gestion administrative

Frappe et référencement de l’ensemble du courrier de l’établissement

Gérer les stocks bureautiques et passer commande

Réaliser de la gestion documentaire

Gérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la direction

Assurer des tâches de classement et gérer l’archivage.

Aide à l’actualisation et à la mise en forme des documents

Organiser l’affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l’établissement et veiller à son actualisation.

Gestion ressources humaines

Accueillir les nouveaux salariés

Diffuser les annonces validées

Constituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutement

Suivre les dossiers du personnel (60)

Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )

Réaliser le suivi des congés du personnel

Gérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RH

Saisir les déclarations d’accidents de travail

Suivre et organiser les rendez-vous médecine du travail

Gestion des données comptables et fournisseurs

Assurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisse

Recherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devis

Passer commande de fournitures et matériels

Suivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction

Suivi de la maintenance et des prestataires (en lien avec l’agent technique)

Organiser le suivi général de la maintenance de l’établissement vis-à-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)

Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l’établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,

Mise à jour des informations dans le logiciel métier

Suivi des véhicules de l’IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).

Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires

Vie institutionnelle

Représenter l’ESMS auprès des autres ESMS de l’association

Participer à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externes

Participer à la politique d’action et d’amélioration continue de la qualité

Participer à l’actualisation régulière des documents institutionnels.

Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo

Diplômé(e) d’un BTS et d’une expérience professionnelle d’au moins 10 ans .

Expérience dans le secteur médico-social.

Savoir

Savoir-faire

Savoir-être

Maîtrise des outils informatiques

Respect de l’intégrité de la personne

Connaissance RH

Règles de classement et d’archivage

Capacités rédactionnelles et de synthèse

Reporting

Travail en équipe

Rendre des comptes à sa hiérarchie

Juste distance professionnelle

Bonne présentation

Sens relationnel

Rigueur et organisation

Sens de l’accueil

Prise d’initiative et réactivité

Conditions

Selon rémunération CCNT 1966