Secrétaire du département des ressources opérationnelles (H/F)

RESPONSABILITÉS : • Organiser le traitement et la circulation de l'information pour le département (appels téléphoniques, courriers, dossiers, archives, note d'information et note de service, procédures) • Organiser la gestion logistique du département (déplacements, réservations, réunions, agendas, papeterie, approvisionnement de la pharmacie) • Collecte et administration d'informations et de données pour différentes enquêtes, conventions, dossiers, subventions... liées à l'activité du département • Suivi des calendriers des dossiers en cours (rappels, et relance des relations externes et services internes...) • Administration des documents QUALINEO En lien avec l'ONVS, GED (Gestion documentaire), et suivi documentaire • Suivi des fichiers contacts • Participation aux réunions pour rédaction des comptes-rendus et diffusion • Organisation et suivi de l'archivage des documents (dématérialisé et papier) • Coordination et suivi des recrutements Département // DRH, Mise à jour de l'organigramme • Suivi des avis de grève, gestion des assignations et retour DRH • Organisation des rendez-vous des évaluations et liaison DRH • Préparation et suivi du plan de formation des agents du département, planification des formations des agents du département// DRH • Edition et transmission des plannings d'astreinte et relevé des interventions • Binôme de l'adjoint administratif du pôle (remplacement ponctuel dans les fonctions) comprenant commandes, enregistrements, réception, liquidation, des prestations de maintenance • Gestion des petits achats et suivi des prestations SAV Equipements hors maintenance, commandes, enregistrements, réception • Suivi des devis reçus, et des bons de commande/ enregistrement et dispatchnig dans les dossiers projets • Envoi des bons de commandes et suivi des bonnes réceptions • Suivi des relances sur impayés • Mise à jour du classeur « Plan Blanc » • Mise à jour et suivi du Registre des déchets, bilan annuel • Mise à jour et suivi des locations VAE, bilan annuel • Suivi et instruction des déclarations d'assurances DB ; BM et Véhicules, bilan annuel • Validation des réservations Véhicules • Interface et gestion des Contravention Agents • Enregistrement et suivi du dossier Amiante • Enregistrement et diffusion des rapports et réserves des contrôles réglementaires • Mise à jour et diffusion du fichier hotline • Suivi des consommations énergétiques sur factures, et bilan annuel • Suivi du fichier « casses » et bilan annuel • Renfort sur les badges • Mise à jour de l'annuaire téléphonique • Intégration des communications, procédures, calendriers dans SP PROFIL RECHERCHÉ : TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU : Bac Pro – BTS Secrétariat ou expérience d'au moins 5 ans dans fonction similaire CONNAISSANCES GÉNÉRALES : • Règles générales de la comptabilité publique • Règles générales de la commande publique • Organisation administrative des EPS et de l'établissement en particulier CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES : • Techniques de secrétariat et bureautique • Outils bureautiques généraux en usage dans l'établissement selon la fonction exercée • Outils bureautiques spécifiques en usage dans le département selon la fonction exercée QUALITÉS PROFESSIONNELLES : Discrétion, ordre et méthode, esprit d'équipe, polyvalence, esprit d'initiative, capacité d'adaptation, bonne capacité rédactionnelle FORMATIONS : Logiciels – Progiciels – Applications : Hexagone, MAINTI4, SHAREPOINT, SALTO, Téléphonie, GED...et autres applications métiers utilisées Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 Conditions particulières : Travail sur écran, Secret professionnel