SECRETAIRE DES FORMATIONS (H/F)

MISSIONS

Sous la responsabilité hiérarchique de la Direction Exécutive Ressources Groupe et Prospectives, vous serez intégré.e à l'équipe Projet Web Citoyen 2. Vous assurerez la gestion administrative et logistique des actions de formation du projet FSI Web Citoyen, en veillant à la qualité du parcours des participants, à la fiabilité des données collectées et la conformité des procédures.

Le/la secrétaire de formation assure le bon déroulement administratif des sessions de formation et constitue le point d'ancrage des données terrain. Il/elle contribue, en lien étroit avec l'assistant-e et le/la coordinateur-rice, à la sécurisation opérationnelle et évaluative du projet.

Vos missions seront les suivantes :

• Missions transversales

o Garantir la fiabilité des données administratives relatives aux actions de formation

o Assurer la traçabilité complète des parcours participants

o Contribuer à la production des éléments nécessaires aux obligations de suivi et de reporting du projet

o Sécuriser la chaîne administrative entre actions de formation, suivi évaluatif et pilotage du projet

o Participer à la dynamique collective de l'équipe projet, dans une logique de complémentarité et de solidarité opérationnelle

• Gestion administrative et traçabilité des actions de formation

o Administrer la plateforme pédagogique Moodle pour la gestion des inscriptions, des communications avec les participants, la diffusion des informations pratiques et la collecte des évaluations

o Assurer le suivi des inscriptions des participants

o Gérer les convocations, listes d'émargement et attestations

o Veiller à la conformité des procédures internes liées à la formation

• Organisation logistique des sessions de formation

o Préparer matériellement les sessions en coordonnant les aspects logistiques avec les intervenants et les partenaires terrain

o Garantir les conditions d'accueil des participants

• Centralisation des données, suivi des indicateurs et production des éléments de preuve

o Collecter et consolider les évaluations des formations (participants et intervenants)

o Centraliser les données de fréquentation, d'assiduité et de satisfaction

o Alimenter les outils de suivi du projet avec les données formation

o Mettre à disposition de l'équipe projet les éléments nécessaires au reporting et à l'évaluation

o Produire les éléments de preuve relatifs aux actions de formation (traçabilité des parcours, justificatifs de participation, synthèses de données)

VOS ATOUTS ?

Des compétences métier.

Vous maîtrisez les outils numériques (bureautique et plateforme LMS, notamment Moodle) et êtes à l'aise avec la gestion de données administratives et pédagogiques. Rigoureux-se, organisé-e et méthodique, vous savez gérer des dossiers de formation.

Un savoir-être.

Votre aisance relationnelle vous permet d'interagir avec des publics variés (participants, formateurs, partenaires) et de travailler en équipe projet. Vous savez faire preuve d'autonomie, de réactivité et d'adaptabilité.

VOTRE PROFIL ?

De formation en secrétariat/assistanat (diplôme de niveau 4) ou riche d'une expérience réussie de 3 ans minimum dans le secrétariat, vous connaissez idéalement le secteur de la formation professionnelle. Maîtrise de la plateforme Moodle (ou environnement LMS équivalent) requise.

NOS CONDITIONS DE RECRUTEMENT

• Poste CDD à temps plein basé à Rennes à pourvoir dès que possible pour une durée de 18 mois.
• Rémunération : à partir de 2001 € bruts mensuels (prime Ségur incluse) selon profil et expérience
• Processus de recrutement :

o Un entretien avec le Directeur exécutif Ressources groupe Prospective et la responsable Affaires et exploitation le 23 juin et des tests bureautiques

o Dans un 2e temps : un entretien avec la Directrice executive Management social et la chargée de mission RH.

• Envoyer votre CV et une lettre de motivation avant le 19 juin