Secrétaire de Direction (H/F)

L'APEAJ est une association toulousaine à taille humaine engagée dans l'accueil et l'accompagnement des enfants et jeunes en difficultés âgées de 3 à 20 ans. À travers ses différentes actions et ses équipes, elle œuvre au quotidien pour favoriser l'inclusion, l'autonomie et le bien-être des personnes accompagnées. Afin de renforcer son équipe administrative, l'APEAJ recherche un(e) Secrétaire de direction qui soit un véritable appui de la Direction d'établissement.

MISSIONS

Accueil et secrétariat administratif :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction de l'association
• Identifier les demandes, apporter un premier niveau de réponse et orienter les interlocuteurs vers les services ou professionnels concernés
• Réceptionner, traiter et transmettre les courriers et courriels
• Rédiger et mettre en forme les différents documents administratifs
• Garantir la qualité de présentation, la confidentialité et la traçabilité des documents traités

Secrétariat de la Direction Générale :

• Assister la Direction au quotidien et faciliter son organisation
• Organiser et préparer les réunions (convocations, ordre du jour, dossiers préparatoires, supports et documents nécessaires)
• Assurer le suivi administratif des décisions et actions confiées par la Direction
• Préparer et diffuser les courriers, notes et documents institutionnels
• Assurer le suivi des échéances administratives et institutionnelles
• Classer et archiver les dossiers de la Direction

Secrétariat des instances associatives :

• Préparer les réunions du bureau, du Conseil d'administration et de l'Assemblée Générale
• Contribuer à l'élaboration et à la mise en forme des ordres du jour
• Préparer et rassembler les documents nécessaires aux instances
• Formaliser les comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Assurer la diffusion des documents auprès des administrateurs et interlocuteurs concernés
• Tenir à jour les dossiers institutionnels et les documents de référence de l'association

Missions transversales :

• Participer à l'organisation d'évènements et de réunions institutionnelles
• Gérer la commande des fournitures
• Assurer l'accueil et le suivi des prestataires de services (société d'entretien, traiteurs, intervenants Apave,.)

COMPETENCES ET PROFIL RECHERCHE

Techniques et fonctionnelles :

• Capacités rédactionnelles et orthographiques
• Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus
• Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, .)

Relationnelles et comportementales :

• Autonome et savoir prioriser ses activités
• Réactive et capable de gérer plusieurs situations en même temps
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Sens du service et de l'accueil
• Polyvalent(e) et adaptable
• Etre force de proposition

QUALIFICATION ET EXPERIENCE

Formation de niveau Bac à Bac + 2 exigé, en secrétariat ou gestion administrative

Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire

Expérience dans le secteur du médico-social appréciée

CONDITION D'EXERCICE DU POSTE

• Poste à pourvoir en CDD à temps plein du 14/09/26 au 07/10/26, puis à temps partiel du 08/10/26 au 29/11/26
• Congés à chaque période de vacance scolaire
• Grille salariale CCN66 Technicien supérieur avec reprise possible de l'expérience
• Majoration familiale

-Proximité du métro Barrière de Paris

• Possibilité de prendre le repas à la cantine