Secrétaire de direction

Description du poste

Responsabilités principales : Gestion administrative et financière : Assurer le suivi des facturations : émission, vérification, envoi et archivage. Gérer les appels d'offres : préparation des dossiers, suivi des procédures, communication avec les fournisseurs. Suivre les budgets et les dépenses, en collaboration avec les services comptables. Gestion des ressources humaines : Assurer le suivi administratif des dossiers des salariés : contrats, congés, absences, etc. Préparer les documents nécessaires pour les embauches, les départs et les évaluations. Servir d'interface entre la direction et les salariés pour les questions administratives. Gestion des achats : Passer les commandes et suivre les livraisons. Négocier avec les fournisseurs et s'assurer du respect des délais et des budgets. Gérer les stocks et les inventaires des fournitures et des équipements. Support à la direction : Organiser et planifier les réunions, les déplacements et les agendas de la direction. Préparer les comptes-rendus de réunion et les présentations. Assurer la liaison entre la direction et les différents services de l'entreprise. Communication et coordination : Assurer la communication interne et externe : réception et transmission des informations, gestion du courrier, etc. Coordonner les activités entre les différents services et les partenaires externes. Accueillir et orienter les visiteurs et les appels téléphoniques. Gestion documentaire : Classer et archiver les documents administratifs et financiers. Mettre à jour les bases de données et les fichiers administratifs. Assurer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles. Formation : Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou domaine similaire. Expérience : Un plus expérience préalable en tant que secrétaire de direction ou dans un poste administratif similaire CDD de 6 mois avec possibilité de renouvellement Poste à pourvoir immédiatement

Métiers associés

• assistant/e de direction