Secrétaire de départements (GP, options transversales, pôles SHS) (H/F)

Grande école d'ingénieurs publique du Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autours de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie.

Site web : https://www.clermont-auvergne-inp.fr/ ; https://polytech-clermont.fr/

Mission principale :

Grande école d'ingénieurs publique, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autour de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie.

L'adjoint-e en gestion administrative assure les tâches de secrétariat de départements au sein d'un pool de quatre secrétaires. Il/elle travaille en lien avec les enseignants, les chargés de cours issus d'entreprises, les fournisseurs et les étudiants.

Activités

Secrétariat des départements :

Accueillir et informer les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs

Informer l'équipe pédagogique des dates de réunions et réserver les salles

Rédiger les comptes-rendus de réunions

Mettre en forme les courriers

Appui à la préparation des examens (listes d'émargement, PV,.)

Collecter et saisir les notes

Assurer la préparation administrative des commandes de matériels, relations fournisseurs

Suivre les dépenses et le budget du département et pôles

Assurer l'organisation logistique des déplacements pédagogiques, des soutenances, des remises de prix et parrainages

Préparation de l'évaluation des enseignements GP et traiter les réponses

Classer et archiver les documents

Assurer l'intérim des autres secrétaires de département lors de leurs absences

Réceptionner les colis lors de la fermeture de l'accueil

Gestion administrative des dossiers intervenants extérieurs :

Aider à la constitution des dossiers Recrut, relancer, valider les pièces

Faire le lien avec les intervenants extérieurs pour les enseignants (fournitures, renseignements, ordres de mission)

Saisir les heures dans Geisha et mettre à jour les charges d'enseignement

Communication :

Appui du chargé de communication de l'Ecole, photos, propositions de textes pour le site internet (exemple : les journées portes ouvertes, la cérémonie de remise des diplômes, journée « Fête de la science » ...)

Création d'affiches pour les forums, de supports de communication (Université d'été, carnets de voyage, etc.)

Les missions du poste sont susceptibles d'évolution en cas de réorganisation du service

Les compétences nécessaires du poste

Connaissances :

Connaissance de l'Enseignement supérieur

Techniques d'accueil téléphonique et physique

Techniques de communication

Niveau B2 en anglais serait apprécié

Compétences opérationnelles :

Accueillir les populations concernées

Savoir prioriser les tâches

Prise de notes et rédiger des documents (compte rendu de réunion, PV,.)

Maitriser les outils bureautiques

Enregistrer et classer les documents

Savoir rendre compte

Traiter et exploiter des informations administratives et financières

Savoir gérer un budget

Facilité d'adaptation à des logiciels spécifiques (APOGEE, DIVA, ADE, UCA Pré-inscription, Moodle)

Utiliser les outils de communication (réseaux sociaux et sites web)

Compétences comportementales :

Sens de l'organisation

Réactivité

Être capable de travailler en équipe

Sens relation

Modalités du contrat de travail :

Poste à pourvoir au 1er septembre 2026 pour une durée de 1 an ; renouvelable

Contrat à durée déterminée de droit public à temps complet

Prime possible de 90€ à 180€, selon expérience

Possibilité de télétravail

Contrat de 37h30/semaine, 49 jours de congés annuels

Prise en charge partielle transports en commun

Contrat collectif de protection sociale complémentaire (PSC) en santé