Responsable de scolarité du Centre SIR F/H

RESPONSABILITÉS : Piloter la scolarité des formations du Centre SIR : • Coordonner et superviser l'équipe des gestionnaires de scolarité avec la direction et les responsables pédagogiques. • Organiser et suivre la répartition des tâches, le respect des échéances et la continuité du service. • Garantir la conformité réglementaire des actes et procédures. • Former et accompagner les nouveaux agents sur les procédures administratives. • Contribuer au traitement des dossiers sensibles et litiges en mobilisant les expertises nécessaires. Appui à la gestion des services des enseignants et au suivi du budget et procédures : • Centraliser les informations relatives aux intervenants pour transmission et paiement via OSE avec la gestionnaire comptable et financière. • Consolider et suivre les données financières et budgétaires du Centre avec le gestionnaire comptable et financier. • Participer au recrutement des vacataires liés aux activités de formation. Manager une équipe administrative : • Encadrer, animer et coordonner l'équipe administrative. • Adapter les moyens humains aux activités en anticipant les besoins. • Accompagner les agents dans leur carrière. • Gérer les demandes de congés pour validation par le RA de l'IEJ. Appui aux activités de communication des formations et au développement des partenariats : • Organiser, avec le directeur du Centre, des réunions de perfectionnement pédagogique et administratif. • Développer les procédures de collecte de la taxe d'apprentissage avec les gestionnaires concernés. • Mettre en place et animer un réseau de professionnels, employeurs et mécènes. • Participer à la communication du Centre et à l'organisation d'événements scientifiques avec la responsable communication & événementiel. • Appuyer le développement de partenariats avec l'Université Euromed et d'autres partenaires extérieurs. Participer à l'amélioration des procédures de gestion et à la vie institutionnelle : • Formaliser et mettre en place de nouvelles procédures de gestion de scolarité pour les formations en développement, en lien avec l'Université Euromed et les services centraux. • Contribuer au développement et à l'amélioration des procédures pour les nouvelles formations du Centre. • Garantir le respect des normes d'hygiène et de sécurité et, si besoin, participer à la planification des travaux de maintenance des locaux. PROFIL RECHERCHÉ : Les « savoirs » : • Connaître des aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité • Connaître l'organisation, l'environnement réglementaire et institutionnel de l'université • Connaître son environnement professionnel notamment l'EDS • Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité Les « savoir-faire » : • Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe • Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités • Savoir planifier les activités de l'entité en fonction des priorités • Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante... • Maitriser les techniques d'expression orales et écrites • Maitriser les logiciels de gestion • Maitriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité notamment APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, DRUPAL, AMETYS, PSTAGE, OSE. Les « savoir-faire » comportementaux : • Savoir être très organisé et méthodique • Savoir anticiper, être réactif et s'adapter • Savoir gérer les situations de stress et de conflit • Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université) • Savoir être disponible et à l'écoute