Responsable administratif et financier / Responsable administrati (H/F)

Au sein d'une holding d'établissements dans la restauration et sous la direction du CODIR, le/la RAF prévoit les ressources et met en place les techniques financières nécessaires au développement et à la protection de l'entreprise.

RESPONSABILITES ET ATTRIBUTIONS :

GESTION FINANCIERE

• Mise en place de notre GED comptable ZEENDOCK et faire son suivi quotidien
• Contrôler les flux de trésorerie, informer les responsables concernés sur les ressources financières disponibles et prévisionnelles en lien avec notre comptable générale
• Assurer le suivi budgétaire et proposer des ajustements si nécessaire
• Analyser la rentabilité et optimiser les coûts de l'entreprise
• Veiller au respect des procédures d'exécution des dépenses
• Assurer la vérification de l'archivage physique et informatique des documents en lien avec l'activité
• Élaborer les budgets annuels & prévisionnels en collaboration avec la direction
• Reporter régulièrement au CODIR les indicateurs de pilotage
• Analyse des frais des partenaires bancaire du groupe et en faire la renégociation régulièrement
• Encadrement de la bonne gestion des contrôles de caisse de chaque établissement

GESTION ADMINISTRATIVE

• Gérer en toute autonomie l'organisation validée et approuvée par la Direction
• Assurer le suivi des dossiers, la rédaction de courriers, des emails, ainsi que l'agenda des membres de la direction si nécessaire
• Si nécessaire, faciliter la communication entre la direction et les différents service (cuisine, salle & ressources humaines, organiser des réunions et rédiger les comptes rendus CODEX
• Assurer la bonne tenue des dossiers administratifs (contrats, conventions, assurances.)
• Élaborer et suivre les plannings du personnel administratif & financier
• Collaborer avec les fournisseurs, passer les commandes nécessaires et assurer le suivi des livraisons des besoins matériels et petits matériels administratifs dans les bureaux
• Mettre en place et suivre les indicateurs de performance administratifs & financier KPI
• Gérer les obligations légales du groupe (normes, règlementation, reporting)
• Informer et conseiller la Direction en matière de contraintes/obligations, fiscales, comptables et juridique
• Créer des outils d'aide et tableaux de bord des états financiers
• Préconiser des orientations stratégiques selon les obligations administratives, comptables financières et juridiques
• Participer aux réunions à la demande, suivre les projets en cours et établir des comptes rendus de réunions
• Veiller à la mise en œuvre dans les bureaux des décisions prises par la direction
• Appuyer la Direction dans la gestion des relations avec les partenaires financiers du Groupe, assurer les relations avec l'administration fiscale et les experts (avocat/expert-comptable, auditeur)
• Suivre et faire suivre les procédures de contentieux éventuels
• Superviser le personnel administratif : formalisation des objectifs validé avec la direction, évaluation des performances, initiatives et motivations, plan de formation du personnel administratif & financier
• Être force de proposition pour une amélioration permanente du service administratif et financier.
• Veillez à la bonne tenue de la partie Stock et enregistrement des bon de livraison du logiciel Clio

COMPTABILITE & FISCALITÉ

• Superviser l'ensemble des opérations comptable jusqu'aux bilans
• Garantir la conformité des déclarations fiscales et sociales
• Coordonner les audits internes sur le respect des procédures & obligation du personnel administratif (en lien avec le Responsable Qualité du groupe)
• Participer à la préparation des budgets, au suivi des dépenses et aux refacturations entre les sociétés filles et la Holding

MANAGEMENT

• Encadrer et former les équipes administratives et financières.
• Assurer la répartition des tâches et le respect des échéances.
• Accompagner les collaborateurs