Responsable administratif d’Institut - F/H

RESPONSABILITÉS

Le poste, ouvert aux titulaires et contractuels, consiste à assurer la responsabilité administrative et financière de l'Institut des Sciences Sociales du Travail (ISST) de l'Université Paris‑1 Panthéon‑Sorbonne, ainsi que la gestion administrative du site de Bourg‑la‑Reine.

Le responsable administratif participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de l'Institut, accompagne les projets de modernisation (création de formations, organisation de journées d'études, développement de partenariats) et assure le suivi des conventions conclues avec le Ministère du Travail, les organisations syndicales et les organismes partenaires. Il supervise l'élaboration des statistiques, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion et prépare le budget prévisionnel ainsi que le bilan financier pour le Conseil d'administration. Il rédige les procès‑verbaux, assiste aux réunions institutionnelles et contribue à la préparation des instances.

Sur le plan financier, il élabore et suit le budget de l'ISST, contrôle l'exécution budgétaire, optimise l'allocation des ressources, supervise les relations fournisseurs, les remboursements aux stagiaires et établit les comptes rendus financiers liés aux conventions. Il prépare également la refacturation des dépenses aux organisations syndicales.

En matière de ressources humaines, il encadre l'équipe administrative, applique les procédures de gestion du personnel (avancements, primes, congés, entretiens professionnels), accompagne les agents dans leurs démarches de formation et de carrière, supervise la gestion des services d'enseignement (OSE), les conventions inter‑universitaires, les autorisations de cumul et les décharges. Il assure aussi la gestion des vacataires et la vérification du journal de paie. Il informe la direction sur les besoins en compétences et veille au respect des règles d'hygiène et de sécurité.

Pour le site, il supervise la logistique, l'allocation des salles, le suivi des travaux et la maintenance en lien avec les services centraux et le gardien. Enfin, il organise la communication interne et assiste la direction et les enseignants dans la rédaction de notes et courriers administratifs.

PROFIL RECHERCHÉ

CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

• Droit public

• Réglementation en matière de formation syndicale (code du travail)

• Méthodologie de conduite de projet

• Connaissances budgétaires générales

• Finances publiques

• La connaissance de l'organisation et le fonctionnement des organisations syndicales serait un plus

• Encadrer / Animer une équipe

• Déléguer et évaluer

• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

• Concevoir des tableaux de bord

• Réaliser des synthèses

• Rédiger des rapports ou des documents

• Rigueur / Fiabilité

• Réactivité

• Sens relationnel

• Maîtrise du pack office

• Maîtrise de OSE

• Maîtriser le logiciel SIFAC et SIFAC +

• Télétravail possible sous certaines conditions.