Gestionnaire de formation (H/F)

RESPONSABILITÉS

La ou le gestionnaire est chargé(e) de la formation continue assure la prise en charge d'un stagiaire de la formation continue.

Activité 1 : Conseil et orientation

• Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
• Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
• Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ...

Activité 2 : Gestion administrative

• Respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)...
• Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
• Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : numéros RNCP, CPF...
• Assurer le classement et l'archivage

Activité 3 : Gestion scolarité

• Gérer les IP, la saisie des notes
• Participer aux délibérations des formations
• Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
• Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le/la responsable pédagogique et les gestionnaires de scolarité
• Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction
• Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)

Activité 4 : Gestion financière

• Élaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, France Travail sur les plateformes dédiées
• Assurer le suivi des mises en paiement
• Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement
• Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
• Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
• Collaborer à la gestion des mises en paiement avec le/la gestionnaire financier(e)

Activité 5 : Assistance logistique

• Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation
• Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons, journées portes ouvertes
• Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

PROFIL RECHERCHÉ

Les « savoirs » :

• Méthodes et outils d'aide à l'orientation
• Droit de la formation
• Diversité des publics
• Techniques documentaires
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

Les « savoir-faire » :

• S'exprimer oralement et par écrit de façon claire et concise
• Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir planifier son activité et respecter les délais
• Accueillir les populations concernées
• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
• Rédiger des documents simples d'information et de communication

Les « savoir-faire » comportementaux :

• Avoir un esprit d'équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible
• Savoir travailler dans l'urgence
• Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique
• Avoir le sens du service public
• Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public
• Savoir identifier et s'adapter aux divers interlocuteurs (étudiant, enseignant, services de l'université)
• Savoir être disponible et à l'écoute
• Savoir apporter des réponses personnalisées