Référent pôle évènements et loisirs F/H - (REF 319)

RESPONSABILITÉS

Activités de gestion administrative et de secrétariat

• Préparer, organiser et assurer le secrétariat des commissions « Événements » et « Loisirs », en lien avec les coordonnateurs des commissions.
• Rédiger les comptes rendus des réunions.
• Assurer la gestion des boîtes mail du service : tri, réponse et réorientation des courriels si nécessaire.
• Mettre à jour et organiser la base documentaire du service (factures, devis, procédures, modes opératoires, etc.).
• Effectuer les demandes d'achat via le logiciel SIFAC+.
• Élaborer des tableaux de bord de suivi et recueillir les données nécessaires à l'établissement du bilan annuel du service.

Activités liées à la mise en œuvre des évènements et des activités de loisirs

• Assurer la gestion administrative et la mise en œuvre des événements et activités de loisirs, sur la base des projets validés par les commissions compétentes.

• Assurer la gestion logistique de ces activités, notamment :

• Concevoir le planning annuel des activités et des cours ;

• Assurer le recrutement des intervenants extérieurs ainsi que l'élaboration des contrats et conventions correspondants ;

• Gérer les inscriptions aux événements et aux activités de loisirs via le logiciel K-Sup, dans le respect de la charte des activités et du règlement intérieur.

• Assurer la gestion logistique de la mise en œuvre des événements et des activités de loisirs :

• Réserver les lieux et le matériel nécessaires ;

• Rédiger les notices de sécurité ;

• Assurer la gestion et le suivi des partenaires (prestataires, fournisseurs, exposants, etc.) ;

• Prospecter et solliciter des devis pour les prestations définies par les commissions « Événements » et/ou « Loisirs » ;

• Superviser certains événements sur site ;

• Assurer l'interface avec le pôle social pour la mise en œuvre des dispositifs de subvention.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

• Maîtrise des logiciels bureautiques courants (suite Office, messagerie, outils collaboratifs).
• Connaissance souhaitée des logiciels K-Sup, LimeSurvey et SIFAC+ (une formation pourra être proposée à la prise de poste).
• Connaissance de l'environnement universitaire et de son fonctionnement.

Savoir-faire technique :

• Savoir synthétiser l'information, rédiger des notes et établir des comptes rendus.
• Savoir rendre compte de son activité et de l'avancement des dossiers.
• Savoir communiquer efficacement et travailler en équipe.
• Maîtriser les règles d'orthographe, de grammaire et les techniques de rédaction administrative.
• Savoir organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.

Savoirs comportementaux

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Bon sens et capacité d'analyse des situations.
• Ouverture d'esprit et aptitude à travailler dans un environnement diversifié.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler au contact du public.
• Autonomie dans l'organisation de son activité.

Diplôme requis : BAC

Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience)

Précisions sur l'expérience souhaitée : Une première expérience dans l'organisation d'événements et/ou dans la gestion logistique d'activités culturelles, sportives ou de loisirs serait appréciée.

Politique sociale et avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) : 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d'aménagement du temps de travail et du poste de travail
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous, ...)
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences...)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement 10min de sport sur temps de travail
• Parking sur place
• Crèche.