Référent fonctionnel des outils de gestion de la scolarité - F/H

RESPONSABILITÉS

• Administration fonctionnelle des outils PÉGASE, ESUP STAGE
• Assistance aux utilisateurs et animation de formations
• Participation à des projets transversaux d'établissement

Administration fonctionnelle des outils de gestion :

• Participer à la mise en place du nouvel outil PÉGASE et en assurer le suivi
• Paramétrer les référentiels des applications de gestion : PÉGASE, ESUPSTAGE
• Suivre l'implantation et le paramétrage des applications en interconnexion (Hyperplanning, E-Candidat, Ametys-odf, Parcoursup, ...)
• Être aide et force de propositions dans la définition des procédures et des règles de saisies
• En lien avec la DSI, concevoir et mettre en œuvre des solutions à partir des besoins métier.
• Être le correspondant SISE en lien avec la DSI et le service des inscriptions administratives (remontées des enquêtes : inscription, résultats, nomenclature...)
• Être le correspondant fonctionnel de l'AMUE/PC-SCOL
• Suivre les évolutions des parcours de formation (Accréditation, CFVU)

Assistance aux utilisateurs et animation de formations :

• Accompagner et assister les utilisateurs des applications PÉGASE, ESUPSTAGE
• Animer le réseau des référents en composantes
• Participer à la définition du plan de formation dans le domaine Scolarité
• Animer les différentes sessions de formations aux utilisateurs : gestionnaires et enseignants
• Gérer l'accompagnement aux utilisateurs : produire et diffuser des supports adaptés. (Procédures et documents de formation : PDF, tutoriels vidéo...)
• Interagir avec les différents personnels de la structure et de la direction (inscriptions administratives, candidature, etc.) et les UFR
• Participer à la mise en place des évolutions liées aux différentes applications du domaine d'activité
• Produire des données chiffrées

Participation à des projets transversaux d'établissement :

• Participer aux groupes de travail dédiés
• Répondre aux demandes de données et réalisation de requêtes
• Mettre en place une démarche qualité avec une évaluation régulière des données et procédures requises afin d'améliorer de façon continue le déploiement en fonction de l'évolution des besoins des usagers mais également des évolutions réglementaires

Outils spécifiques à l'activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, Pégase, Esupstage, Amétys et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé, Access

Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également aux contractuels (CDD 1an)

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances / Savoir

Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements de l'ESR, notamment dans les domaines de la formation et de la vie étudiante domaines administratifs de la formation

Connaissance de l'environnement professionnel : circuits de décision de l'Université, dispositifs nationaux et européens de recherche et d'enseignement supérieur, statut des structures et des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche, etc.

Savoir faire

Maîtriser la réglementation générale et les activités métiers de la scolarité (administrative et pédagogique)

Maîtriser les outils bureautiques (pratique avancée d'Excel souhaitée) et les outils d'analyse de base de données (Business Object et Access)

Connaître les logiciels APOGÉE/PÉGASE et appétence pour les outils informatiques

Savoir analyser et formaliser les besoins des utilisateurs

Savoir concevoir des procédures et les formaliser

Savoir former des collaborateurs et des gestionnaires

Savoir entretenir les relations avec les services et les composantes

Savoir hiérarchiser les priorités

Savoir être

Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes

Être disponible lors des pics d'activités et être réactif Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées