Paris Habitat - Assistant / Assistante de service formation (H/F)

Au sein de notre Centre des Métiers situé dans le 19ème arrondissement de Paris, l'Assistant(e) de Formation, travaille au sein d'une équipe de 10 personnes. Il/elle contribue à l'amélioration continue de la qualité des formations en garantissant la satisfaction de nos collaborateurs.

Missions principales

Logistique et accueil

Accueil physique et téléphonique quelques matinées par semaine et gestion les échanges par mail ou téléphone

Accueillir les participants et les formateurs externes (aide à l'installation des outils et au Wifi)

Mettre en place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires

Gérer la logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques et passer les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau et consommables)

Veiller à la bonne tenue des salles de formation, à l'affichage et à la propreté des lieux

Assurer le suivi du règlement des notes de restaurant

Gestion de la logistique évènementielle : séminaires, campus

Gestion administrative / Mise à jour des bases de données et des outils de gestion dans le cadre de l'implémentation de Cegid formation

Inscription des participants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation)

Suivi des absences en formation et relances

Enregistrement des factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / mise à jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec les chargés de formation - tableau Excel de suivi financier)

Création des dossiers individuels de formation

Planification et suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création de session et clôture sur notre outil RH)

Réservation des salles sur le planning et préparation des salles la veille

BAC à BAC+2 RH et 2 ans d'expérience sur un poste de gestion et d'accueil

Compétences techniques :

Très bonne maitrise des outils bureautiques

Qualités requises :

Sens du service

Bonne organisation, rigueur et anticipation

Capacité à travailler en équipe

La connaissance du domaine de la formation est un plus