Groupe Samsic - Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Intégré(e) au sein de l'équipe emploi solidaire, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'activité. Véritable pivot entre les chargé(e)s de missions, l’exploitation, les partenaires et les clients, vous garantissez la fiabilité des données, la fluidité des échanges et la qualité des process et reporting.

VOS MISSIONS

Suivi et gestion administrative

Assurer le suivi mensuel des statuts des personnes en situation de handicap en lien avec les établissements, les partenaires et les chargées de missions.

Garantir la fiabilité et la cohérence des informations (demandes de documentation, vérification des situations, mises à jour).

Participer en tant qu'interlocuteur(trice) référent(e) en amont et en aval des chargé(e)s de missions pour préparer les dossiers.

Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi tout au long du processus.

Participer annuellement à la déclaration annuelle des personnes en situation de handicap.

Assurer les relances et le suivi mensuel auprès des clients internes (exploitation), des partenaires.

Prendre en charge les réponses administratives auprès divers interlocuteurs (chef établissement, commerciaux…).

Reporting et pilotage des données

Réaliser les états mensuels d'activité (tableaux Excel, KPI, indicateurs du Groupe).

Assurer la cohérence et la fiabilité des données.

Contribuer à l'optimisation des outils et processus de reporting.

Facturation et commandes

Saisir et suivre les commandes sur l'outil IFS et être en relation avec le service comptabilité.

Établir les devis et suivre les contrats en lien avec l'organisme SAM'AIDE.

Autres projets

Contribuer aux projets d'insertion (suivi des clauses, lien avec les facilitateurs).

Participer à l'analyse des cahiers des charges et à la réponse aux appels d'offres en lien avec l’exploitation.

Assurer le contact avec les différents services et l’exploitation du Groupe pour la transmission des indicateurs.

De formation Bac+2 minimum en gestion, administration ou comptabilité, vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez Excel (tableaux de bord, KPI) et vous êtes à l'aise avec les outils de gestion et de pilotage de l'activité (IFS, Pléiade, QlikView / QlikSense).

Reconnu(e) pour votre rigueur méthodique et votre esprit analytique, vous avez le sens du détail et veillez à la fiabilité ainsi qu'à la cohérence de l'ensemble des données de l'activité.

Autonome et proactif(ve), vous savez organiser votre travail en toute indépendance, tout en faisant preuve d'une grande réactivité et d'une forte capacité d'adaptation face aux imprévus du quotidien opérationnel.

Doté(e) d'un excellent relationnel et d'un sens aigu du service, qui vous permet d'échanger aisément avec des interlocuteurs variés.

Vous aimez chercher des solutions pour optimiser les processus existants et, grâce à votre écoute et votre esprit pédagogue, vous savez expliquer les règles ou les procédures administratives aux équipes avec clarté.