Gestionnaire formation (H/F)

Présentation de la structure :

Le Collège Doctoral de l'Université Grenoble Alpes regroupe plus de 3 000 doctorants répartis au sein de 13 écoles doctorales et s'appuie sur une équipe de 36 personnels administratifs permanents dédiés à la gestion des études doctorales du site. Le Collège Doctoral œuvre à croiser les disciplines scientifiques en synergie avec les centres de recherche, le tissu socio-économique, industriel et culturel régional, national et international. La qualité de la formation des docteurs et leur insertion professionnelle constituent ses priorités stratégiques.

Découvrez le Collège Doctoral : Le Collège doctoral de l'Université Grenoble Alpes

Missions principales

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service « Formation et Poursuite de Carrière », vous intégrerez l'équipe Formation (composée de deux gestionnaires) en travaillant en binôme avec un autre gestionnaire. Vous collaborerez étroitement avec les deux agents du service Poursuite de Carrière (Alumni et Espace Accompagnement Parcours Professionnels), les formateurs, les Écoles Doctorales, les services centraux du Collège Doctoral (Finances, Événementiel, Relations Internationales) et les doctorants.

Activités principales :

• Assurer la mise en œuvre et le déploiement opérationnel de l'offre de formation destinée aux doctorants et aux encadrants de thèse.
• Gérer le suivi administratif complet des modules de formation sur les logiciels métiers dédiés (saisie sur ADUM, Sphinx, ADE, gestion et suivi des inscriptions jusqu'à la validation des heures).
• Assurer l'interface et la coordination logistique avec les intervenants et formateurs (gestion des plannings, disponibilités, maintien ou annulation des sessions, bilans).
• Contribuer au suivi budgétaire et financier des formations en instruisant et transmettant les pièces justificatives pour la mise en paiement des heures d'enseignement et des factures au service financier.
• Accueillir, informer et conseiller les doctorants et les encadrants de thèse sur l'offre de formation.
• Participer à l'analyse des bilans pédagogiques et proposer des ajustements pour faire évoluer l'offre de formation en lien avec la stratégie de l'établissement.
• Promouvoir l'offre de formation et accueillir le public lors des événements du service et du Collège Doctoral.
• Contribuer à la vie du service et aux instances (commissions pédagogiques) et apporter un soutien ponctuel aux activités du pôle carrière.

Contraintes liées au poste : Pas de contrainte particulière spécifiée ; présence requise lors des temps forts et événements institutionnels du Collège Doctoral.

Expérience professionnelle souhaitée : Débutant accepté.

Formation / Diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac+2/3 (type BTS, DUT/BUT ou Licence en gestion administrative, ingénierie de formation ou filières tertiaires).

Compétences complémentaires demandées :

• Maîtrise des logiciels informatiques et applicatifs métiers de la formation (ADUM, SPHINX, KSUP, ADE) et des outils bureautiques
• Capacités rédactionnelles éprouvées pour la correspondance administrative et la rédaction de bilans
• Connaissance des circuits administratifs et financiers de base applicables à la gestion de formation
• Une connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et du doctorat est un plus
• Polyvalence, réactivité et capacité d'adaptation face aux imprévus
• Esprit d'équipe, appétence pour le travail partagé et la dynamique collective