Gestionnaire des diplômes - F/H

RESPONSABILITÉS

Gérer l'émission des diplômes pour toutes les filières de l'établissement, soit environ 18 000 diplômés

par an, tout en faisant preuve de polyvalence pour s'adapter aux diverses tâches et besoins administratifs liés

à ce processus.

1. Gestion administrative des diplômes

• Réception et contrôle des procès-verbaux définitifs de délibération de jury.
• Assurer la préparation, l'édition et l'impression des diplômes nationaux et des listes d'émargement (édition

systématique des diplômes de Licence, Master, Doctorat et HDR) - Edition à la demande des étudiants des

diplômes intermédiaires (DEUG et Maitrise).

• Vérifier la conformité des informations figurant sur les diplômes (identité des étudiants, mentions,

signatures). Assurer la sécurisation des diplômes (numérotation, signatures).

• Archiver et classer les documents relatifs à la délivrance des diplômes.

1. Organisation et suivi de la délivrance des diplômes

• Gérer la transmission et la distribution des diplômes aux diplômés (envoi par courriel des convocations pour

le retrait des diplômes).

• Préparation et envoi des diplômes à l'étranger par la valise

diplomatique ou par lettre recommandée.

• Assurer le suivi des demandes de duplicatas.
• Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs démarches (accueil physique, téléphonique et par

courriel).

• Gestion des diplômes liés aux cérémonies de remise de diplômes et mise en place des procédures.
• Contribuer à établir des tableaux de bord statistiques pour le suivi de la délivrance des diplômes.

1. Relation avec les services internes et partenaires

• Collaborer avec les gestionnaires pédagogiques.
• Travailler en lien avec le rectorat et les administrations compétentes pour la validation des diplômes.
• Répondre aux demandes des entreprises et institutions concernant l'authenticité des diplômes.
• Évaluer les besoins en matériels pour le service et opérer les commandes de parchemin auprès de

l'Imprimerie Nationale.

1. Amélioration des procédures et gestion des outils

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances / Savoir

Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur

Organisation et fonctionnement de l'établissement

Connaissance de l'environnement professionnel : circuits de décision de l'Université, technique de communication

Savoir faire

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe / Savoir hiérarchiser les priorités

Sens de l'écoute pour répondre efficacement aux nombreuses demandes des étudiants

Bonnes qualités rédactionnelles et bonne expression orale. Savoir rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes

Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir concevoir des procédures et les formaliser

Savoir entretenir les relations avec les services et les composantes

Savoir être

Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs

Avoir le sens du travail en équipe et d'esprit d'initiative

Faire preuve de sens du relationnel et appliquer les normes spécifiques à l'accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité, continuité)

Être disponible lors des pics d'activités et être réactif

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées

Faire preuve d'adaptabilité et de polyvalence

Faire preuve de courtoisie et de maitrise de soi en toutes circonstances, d'écoute et de professionnalisme