Gestionnaire de laboratoire F/H (H/F)

Assister les directeurs dans la gestion administrative des entités :

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs, en anglais si nécessaire : enseignants-chercheurs, doctorants, partenaires ;
• Concevoir et diffuser, en accord avec la direction, l'information portant sur l'actualité de la recherche et des laboratoires ;
• Organiser techniquement et administrativement l'accueil des chercheurs, doctorants, stagiaires étrangers, y compris en anglais (un niveau C1 en anglais serait apprécié) ;
• Recevoir et gérer les informations orales et écrites (courrier, messagerie) destinées aux responsables et aux membres de la structure (en anglais si nécessaire) ;
• Suivre les publications des laboratoires et en assurer la promotion, la diffusion et la vente ;
• Assurer le relais auprès des maisons d'éditions ;
• Assurer la mise à jour des sites internet dédiés ;
• Préparer les dossiers administratifs des entités ;
• Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations d'ordre scientifique et administratif ;
• Organiser, en fonction des échéances, les élections internes aux laboratoires (désignation des membres du bureau, de la direction, des représentants des doctorants) ;
• Organiser et alimenter des bases de données ;
• gérer le planning d'utilisation des salles de réunion ;
• Assister la direction dans la préparation des dossiers scientifiques, du contrat quinquennal (tableau de bord, rapports, synthèses, bilans) ;
• Vérifier les informations en lien avec la vie de l'unité et contribuer à la relecture des rapports (HCERES, CIOM .) ;
• Mettre en forme les projets de fiche de poste en vue de l'accueil de stagiaires au sein des laboratoires.

Préparation de la gestion financière :

• Gérer les missions sous Notilus (avec réservation des transports et hébergements) dans le respect des marchés publics ;
• Assurer le lien entre les membres de l'unité de recherche et la gestionnaire financière du Pôle APRI ;
• Assure le lien avec les fournisseurs (suivi des BDC et des livraisons), le service facturier et la DAF ;
• Préparer les demandes d'engagement ;
• Aider à la préparation des demandes de subventions, de crédits ;
• Contribuer à la conception et au suivi du budget annuel des laboratoires, en lien avec les directions des laboratoires et du Pôle APRI ;
• Aider à préparer le budget prévisionnel des manifestations en lien avec les enseignants-chercheurs.

Être en appui logistique :

• Organiser les conseils des laboratoires ;
• Organiser les visites des comités d'expertise du HCERES.
• Participer à l'organisation des manifestations scientifiques (salons, colloques, conférences, réunions de travail, ect.) :
• Assurer la promotion de ces manifestations en lien avec les chargés de communication de l'UFR et de l'université ;
• Coorganiser la logistique en lien avec les enseignants-chercheurs en amont et sur place pendant les manifestations ;
• Organiser le séjour et les déplacements des intervenants ;
• Enregistrer les inscriptions ;
• Encadrer les activités des doctorants et des étudiants de Master qui participent à l'organisation matérielle des manifestations ;
• Accompagner la formation doctorale, en lien avec l'école doctorale :
• Organiser les soutenances de thèse : le transport, l'hébergement, la restauration, la réservation de salle et communications, etc ;
• Organiser les séminaires de recherche
• Soutien aux enseignements-chercheurs :
• S'impliquer dans l'organisation des manifestations scientifiques qu'ils initient ;
• Organiser sur le plan matériel les soutenances d'HDR