Gestionnaire administratif (F/H) (H/F)

Au sein de la Direction Marketing et Ferroviaire (DMF), plusieurs chefs de projet pilotent des projets complexes mobilisant de nombreux partenaires, prestataires et co-contractants. Ces projets génèrent un volume important d'actes administratifs et financiers (conventions, marchés, bons de commande, paiements de factures, délibérations.) qui nécessitent une instruction rigoureuse et un suivi mutualisé.

En qualité de gestionnaire mutualisé, placé sous l'autorité hiérarchique du chef du service numérique et en appui des chefs de projets numériques, votre quotidien s'articulera autour des missions suivantes :

Assurer le suivi des marchés, conventions et actes administratifs : instruction des dossiers, vérification de la complétude, suivi du circuit de validation jusqu'à la notification

Préparer les bons de commande et assurer le suivi financier et de la facturation en lien avec le service administratif et financier de la Direction

Produire des outils de suivi d'activité et des états prévisionnels budgétaires à destination des chefs de projet et du chef de service

Être le référent administratif pour les partenaires, prestataires et services internes, en assurant la coordination avec les services fonctionnels (finances, commande publique, affaires juridiques)

Instruire les dossiers courants, rédiger courriers, comptes rendus, relevés de décisions et notes, et garantir l'archivage électronique et physique des dossiers

Venir en appui de l'organisation des réunions internes et externes : invitations, préparation des dossiers, mise en forme des comptes-rendus et relevés de décisions,

Contrat de projet d'une durée estimée de 36 mois (articles L332-24 à L332-26 du Code Général de la Fonction Publique).

Fin du projet : le projet sera considéré comme abouti lorsque les outils et process administratifs du service de billettique auront été créés et seront opérationnels

Livrables et objectifs à atteindre :

• Tableaux de suivi du budget de la billettique
• Mails types de communication en réponse aux sollicitations des partenaires
• Foire aux questions
• Calendrier de suivi des marchés et actes administratifs

Modalités d'évaluation : le Chef de Service numérique pourra évaluer le temps de traitement administratif des dossiers et en particulier la prise en charge des factures des prestataires. Il évaluera également la qualité des données, la capacité à produire des comptes-rendus fiables et rapides ainsi que l'accès des éléments à l'ensemble de l'équipe des Chefs de projets.

Bien entendu, vous pourrez compter sur votre responsable de service et votre communauté métier, qui vous accompagneront dans la bonne appréhension de vos missions.

De formation bac minimum, vous avez une bonne connaissance des règles de la commande publique et des circuits financiers en collectivité territoriale.

Vous maîtrisez les applications informatiques métier (outils de gestion administrative et financière, tableurs) et savez rédiger avec aisance courriers, comptes rendus et notes de synthèse.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer votre temps dans un calendrier contraint et prioriser les urgences tout en assurant la continuité du suivi de l'ensemble des dossiers.

Autonome et polyvalent(e), vous faites preuve d'une grande capacité d'adaptation face à la diversité et à la simultanéité des dossiers.

Vous appréciez le travail en équipe et en transversalité, et vous savez faire preuve de discrétion dans le traitement des informations internes.

Vos talents qui feront la différence : votre curiosité, votre réactivité et votre sens de l'organisation au service de projets complexes.