Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

RESPONSABILITÉS

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis

Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Pôle pédagogique - Département Gestion des Entreprises et Administrations (GEA)

Composition du service (effectifs) : 4,5

Rattachement hiérarchique : Directeur.trice administratif.ve adjoint.e de l'IUT SD

Rattachement fonctionnel : Chef de département et Directeur d'études du département GEA

Conditions particulières d'exercice / télétravail :

Disponibilité en fonction de l'activité de l'IUT : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements.

Missions éligibles au télétravail à l'exception de l'accueil du public et dans la limite de la continuité du service public.

Gestion administrative des formations en apprentissage :

• Réaliser des opérations de gestion courante
• Saisir, mettre en forme des documents divers
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
• Retranscrire des informations orales et écrites
• Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage...) concernant les formations gérées
• Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
• Classer et archiver les documents
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
• Participer aux opérations logistiques des département GEA, GMP et HSE

Gestion pédagogique des formations en apprentissage :

• Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
• Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
• Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING
• Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING
• Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies)
• Gérer le matériel de vidéo-projection
• Editer et diffuser les bulletins de notes et les attestations de réussite
• Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys : interface avec les enseignants, saisie des notes dans le logiciel APOGEE
• Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
• Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
• Diffuser les informations utiles aux étudiants et aux enseignants
• Répondre aux sollicitations du SFCA

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

Organisation et fonctionnement de l'établissement

Organisation du cursus universitaire français

Offre de formation de la composante

Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document

Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique

Culture internet

Techniques de communication

Environnement et réseaux professionnels

Compétences opérationnelles

Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messages

Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents

Utiliser les outils multimédias et bureautiques

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe

Respecter les délais

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Compétences comportementales

Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs

Capacité d'écoute

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Être disponible lors des pics d'activités et être réactif

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Avoir le sens du service public