Gestionnaire administratif et financier h/f (H/F)

RESPONSABILITÉS

Activités principales

1. Gestion des dépenses

-Réaliser les opérations d'engagement, de liquidation et de préparation du mandatement dans le respect de la réglementation

-Assurer la gestion complète des commandes : bons de commande, fournisseurs, livraisons, factures, saisie et suivi dans SIFAC

-Suivre les crédits budgétaires par nature de dépense ou structure

-Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives des dépenses

-Mettre à jour les données financières et produire des états de suivi budgétaire

1. Gestion des recettes

-Préparer les titres de recettes en lien avec les services centraux et l'agence comptable

-Suivre les recettes attendues sur projets, conventions ou prestations

-Assurer le suivi administratif des conventions génératrices de recettes : notifications, facturation, relances

-Tenir à jour les bases de données des recettes, suivre les encaissements, relancer si nécessaire

-Participation éventuelle à la gestion d'une régie de recettes, en fonction des besoins du département ou laboratoire

1. Gestion des missions et indemnités

-Organiser et suivre les missions : ordres de mission, réservations, validation

-Traiter les indemnités et vérifier la conformité des pièces

-Assurer les règlements accessoires liés aux déplacements professionnels

1. Appui au pilotage administratif du département/laboratoire

-Appuyer la direction dans la gestion logistique, budgétaire et administrative

-Participer à la préparation des besoins, au suivi des projets, à la commande publique

-Fournir des tableaux de bord budgétaires et contribuer à l'analyse des données

-Être force de proposition pour optimiser la gestion

1. Procédures, réglementation et travail en réseau

-Appliquer les procédures financières internes et nationales

-Participer à l'harmonisation des pratiques entre gestionnaires

-Travailler en lien étroit avec la direction, de la DAF, de l'agence comptable, et les collègues du pôle

Activités complémentaires

1.Gestion administrative et RH locale

-Interface avec les services RH de l'établissement pour la remontée de données ou la transmission de pièces.

2.Gestion financière et budgétaire locale

-Suivi des lignes budgétaires dédiées au département ou au laboratoire

-Élaboration des bons de commande, réception, vérification des livraisons et factures, saisie dans SIFAC

-Constitution des dossiers administratifs pour appels à projets internes

-Préparation de bilans financiers simplifiés ou d'indicateurs de consommation budgétaire pour la direction du département

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances (savoir) :

-Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche, l'organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)

-Connaître les missions et les priorités de l'Université et de l'Institut des Sciences et Techniques, ainsi que leur organisation

-Connaître les principes budgétaires et financiers de la comptabilité publique

-Maîtriser les règles et techniques de la comptabilité, les procédures budgétaires et les finances publiques applicables dans les établissements publics d'enseignement supérieur

-Comprendre les politiques, dispositifs et procédures propres aux domaines de la gestion administrative, et financière

-Maîtriser les techniques d'élaboration et de diffusion de documents, ainsi que les outils de pilotage (tableaux de bord, reporting, bilans)

-Connaître les règles des marchés publics et les procédures de commande publique

-Posséder un niveau élémentaire en anglais (A1 à A2 du CECRL), notamment pour la compréhension de documents administratifs ou techniques

Compétences opérationnelles (savoir-faire) :

-Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie et les applications métiers : SIFAC, TEAMS

-Organiser son travail en fonction des priorités et gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

-Appliquer les directives et les procédures transmises avec rigueur et fiabilité

-Rendre compte régulièrement de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement ou de besoin identifié

-Utiliser les systèmes d'information pour la gestion administrative, financière (recherche, saisie, mise à jour, extraction de données)

-Appliquer les règles de la comptabilité publique et les procédures budgétaires (engagement, liquidation, mandatement, suivi des crédits)

-Réaliser des tableaux de bord, suivre des indicateurs, produire du reporting pour l'aide au pilotage

-Contrôler la cohérence, la validité et la conformité des données ou pièces justificatives traitées

-Assurer la logistique d'un service ou d'évènements (commandes, réservations, locaux, fournitures, etc.)

-Faire preuve de pédagogie et adapter sa communication à différents interlocuteurs (enseignants, étudiants, partenaires)

-Mettre en œuvre une démarche qualité et s'adapter à l'évolution des outils et procédures