[EDS] Gestionnaire de formation AI'Sorb (H/F)

RESPONSABILITÉS

Le.a gestionnaire de formation assurera la gestion de trois diplômes en lien avec la Responsable de scolarité et relations entreprises :

Scolarité :

Gestion et suivi de la scolarité :

• Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations aux étudiants.
• Gérer les plannings des enseignements et les réactualiser en tenant compte des contraintes des enseignants.
• Organiser et contrôler les Inscriptions Pédagogiques.

Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves :

• Établir les plannings d'examen
• Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reprographie des sujets, commande de copie.
• Superviser le déroulement des épreuves et en assurer la surveillance en cas de besoin.

Gestion des notes et résultats :

• Saisie et vérification des notes
• Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Arrêtés de jury et les Procès-Verbaux
• Édition et délivrance des relevés de notes et des diplômes
• Organiser la remise des diplômes et si besoin participer à la cérémonie de remise de diplômes

Gestion des conventions de stage :

• Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature
• Gérer la remise à l'étudiant ainsi que l'archivage
• Élaborer le suivi statistique et transmission au Service des Formations et de la Pédagogie

Organiser et assurer le bon déroulement des campagnes de candidature :

• Paramétrer la plateforme de candidature et transmettre les dossiers à la commission.
• Élaborer les Arrêtés des commissions d'examen des vœux et organiser la commission en collaboration avec les enseignants
• Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et liste d'attente

Gestion des enseignants vacataires sur OSE:

• Envoyer les dossiers de candidatures aux enseignants vacataires
• Contrôler les pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la règlementation
• Vérifier les services des enseignant.e.s avec les maquettes des diplômes

Gestion financière :

• Établissement des bons de commande et des ordres de missions
• Appui à la collecte et suivi de la taxe d'apprentissage, au besoin
• Gestion des dossiers de financement des élèves en formation continue et contrat de professionnalisation

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences principales :

• Bonne connaissance des domaines, formation initiale et formation continue dans l'ESR
• Bonne connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'une université
• Maîtrise des procédures administratives et de l'offre de formation
• Capacité à accompagner et conseiller les étudiants dans leurs démarches administratives et pédagogiques
• Aptitude à travailler en lien étroit avec l'équipe pédagogique et l'équipe de direction de la formation
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'adaptation

Connaissances :

• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs
• Connaissance de la carte des formations, de la réglementation et des procédures
• Connaissance des règlements de contrôle des connaissances
• Connaissances générales des textes réglementaires relatifs à la gestion des ressources humaines dans la fonction publique
• Connaissances générales des règles et techniques de la comptabilité publique
• Connaissance approfondie des textes réglementaires applicables

Compétences spécifiques :

Savoir être :

• Faire preuve de sens relationnel et d'écoute,
• Être réactif et organisé

Savoir-faire :

• Savoir appliquer les procédures internes
• Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information
• Maitriser les logiciels de gestion liés à la formation (APOGEE/Pegase, E-candidat, Ose, SIFAC, Hyperplanning, Formasup, Pstage etc.)
• Maitriser la suite Office