[EDS] Gestionnaire de formation AI'Sorb (H/F)

RESPONSABILITÉS : Le.a gestionnaire de formation assurera la gestion de trois diplômes en lien avec la Responsable de scolarité et relations entreprises : Scolarité : Gestion et suivi de la scolarité : • Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations aux étudiants. • Gérer les plannings des enseignements et les réactualiser en tenant compte des contraintes des enseignants. • Organiser et contrôler les Inscriptions Pédagogiques. Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves : • Établir les plannings d'examen • Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reprographie des sujets, commande de copie. • Superviser le déroulement des épreuves et en assurer la surveillance en cas de besoin. Gestion des notes et résultats : • Saisie et vérification des notes • Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Arrêtés de jury et les Procès-Verbaux • Édition et délivrance des relevés de notes et des diplômes • Organiser la remise des diplômes et si besoin participer à la cérémonie de remise de diplômes Gestion des conventions de stage : • Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature • Gérer la remise à l'étudiant ainsi que l'archivage • Élaborer le suivi statistique et transmission au Service des Formations et de la Pédagogie Organiser et assurer le bon déroulement des campagnes de candidature : • Paramétrer la plateforme de candidature et transmettre les dossiers à la commission. • Élaborer les Arrêtés des commissions d'examen des vœux et organiser la commission en collaboration avec les enseignants • Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et liste d'attente Gestion des enseignants vacataires sur OSE: • Envoyer les dossiers de candidatures aux enseignants vacataires • Contrôler les pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la règlementation • Vérifier les services des enseignant.e.s avec les maquettes des diplômes Gestion financière : • Établissement des bons de commande et des ordres de missions • Appui à la collecte et suivi de la taxe d'apprentissage, au besoin • Gestion des dossiers de financement des élèves en formation continue et contrat de professionnalisation PROFIL RECHERCHÉ : Compétences principales : • Bonne connaissance des domaines, formation initiale et formation continue dans l'ESR • Bonne connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'une université • Maîtrise des procédures administratives et de l'offre de formation • Capacité à accompagner et conseiller les étudiants dans leurs démarches administratives et pédagogiques • Aptitude à travailler en lien étroit avec l'équipe pédagogique et l'équipe de direction de la formation • Excellentes compétences en communication écrite et orale • Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'adaptation Connaissances : • Capacité à hiérarchiser et à prioriser • Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs • Connaissance de la carte des formations, de la réglementation et des procédures • Connaissance des règlements de contrôle des connaissances • Connaissances générales des textes réglementaires relatifs à la gestion des ressources humaines dans la fonction publique • Connaissances générales des règles et techniques de la comptabilité publique • Connaissance approfondie des textes réglementaires applicables Compétences spécifiques : Savoir être : • Faire preuve de sens relationnel et d'écoute, • Être réactif et organisé Savoir-faire : • Savoir appliquer les procédures internes • Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information • Maitriser les logiciels de gestion liés à la formation (APOGEE/Pegase, E-candidat, Ose, SIFAC, Hyperplanning, Formasup, Pstage etc.) • Maitriser la suite Office