Adjoint en scolarité, licences intégrées en droit français droit étrangers H/F

RESPONSABILITÉS

L'adjoint en scolarité assure, sous l'autorité du responsable de département l'accueil et l'information des étudiants, la mise en œuvre et le suivi de l'ensemble des procédures et actes concernant la scolarité des 5 licences intégrées.

Accueil des étudiants, des enseignants et des candidats. • Gestion des étudiants :

• Présence lors de la réunion de pré-rentrée
• Suivi des inscriptions administratives
• Programmation des inscriptions pédagogiques sur APOGEE
• Communication avec les universités partenaires sur les dossiers des étudiants
• Gestion des conventions de stages en veillant au respect du cadre légal
• Demander la délivrance des diplômes de L3 en fin d'année
• Organisation des plannings :

Élaboration des plannings en tenant compte des contraintes des enseignants, des étudiants et des disponibilités des salles, et en concertation avec le départements des licences générales en droit (L1-L2-L3) et master 1 droit privé. Veille au bon déroulement du cours (conditions matérielles, vidéoprojecteur, supports pédagogiques mis en ligne sur les EPI, etc. )

• Organisation des examens :
• Veille au respect des modalités de contrôle des connaissances
• Élaboration et mise en place du calendrier
• Réservation des salles auprès du Service du planning (y compris salles et surveillants pour les tiers temps)
• Collecte des sujets puis tirage de ceux-ci
• Commande de copies
• Convocation des étudiants
• Veille au bon déroulement des examens (présence en début et fin de séance)
• Préparations des délibérations
• Collecte des notes sur APOGEE en respectant les délais
• Préparation des procès-verbaux et des relevés de notes et publication des résultats via l'ENT
• Organisation de la consultation des copies
• Promotion des formations, communication :
• Préparation des journées portes ouvertes
• Mise à jour des informations concernant ses formations sur le site internet de l'université
• Gestion des candidatures :
• Préparation et suivi des candidatures sur Parcoursup : remonter les informations sur les capacités d'accueil, les attendus et la procédure et les dates de sélection à la DEVE ; préparer les arrêtés des commissions d'admission ; gérer les dossiers de candidature ; organiser les épreuves écrites et les entretiens, convoquer les candidats et saisir le classement sur la plateforme, etc.
• Réponse aux recours formulés

PROFIL RECHERCHÉ

Les « savoirs » :

• Parfaite connaissance de la carte des formations du Département, de la réglementation et des procédures
• Connaitre les maquettes et règlements d'études des formations gérées
• Connaître son environnement professionnel
• Connaitre son environnement universitaire et les services transversaux

Les « savoir-faire » :

• Savoir appliquer les procédures internes
• Maitriser les techniques de rédaction et de communication orale et écrite
• Maitriser les logiciels de gestion APOGEE / PEGASE, eCANDIDAT, HYPERPLANNING, Limesurvey
• Maitriser les logiciels WORD et EXCEL, logiciel de messagerie électronique et navigateur internet

Les « savoir-faire » comportementaux :

• Savoir être organisé, méthodique
• Savoir anticiper et être réactif
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit
• Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université) et être à l'écoute