Direction/ Stagiaire chargé(e) de l’analyse des processus de secrétariat à la DTBS

Les missions

Au fil des réorganisations passées et des baisses d’effectifs, la fonction de secrétariat a été fortement réduite sans faire l’objet d’une véritable réorganisation. Il en résulte des dysfonctionnements, caractérisés par des pratiques hétérogènes, des doublons de tâches, une circulation de l’information insuffisamment fluide et une appropriation inégale des outils numériques, générant des pertes d’efficacité globale.

Votre mission durant ce stage sera de réaliser un diagnostic approfondi de la situation :

1. Recueil des pratiques actuelles de l’ensemble des services de la DTBS (entretiens, observations, analyse documentaire) ;
2. Analyse de l’usage des outils (ELISE, BALU/BALI, …) ;
3. Identification des points critiques, irritants, doublons, risques ;
4. Cartographie des processus existants.

Ce stage devra aborder notamment les sujets suivants :

• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion des courriers papiers entrants et sortants (envois postaux) ;
• Circuit de validation des notes et courriers sortants ;
• Diffusion des informations générales dans la structure ;
• Gestion des boites à lettres électronique d’unité ;
• Gestion des agendas des manageurs de direction ;
• Organisation des réunions et déplacement des manageurs de direction ;
• GED courrier (solution informatique de VNF : Elise)

Ce stage vous amènera à discuter avec un grand nombre de personnes, afin qu’elles vous décrivent la manière dont elles travaillent. Il vous donnera également l’occasion de voyager à travers le grand bassin parisien.

À la suite du travail que vous aurez effectué durant votre stage, VNF lancera une étude, riche de ce diagnostic approfondi, pour définir des fonctionnements cible et accompagner le changement de pratiques des agents de la direction territoriale.

Venez découvrir de près le fonctionnement d’une administration publique, et nous aider à être plus efficace !

Profil recherché

Le profil

Étudiant(e) en administration publique (ou en management des organisations) de niveau bac+5 (éventuellement bac+4), fortement intéressé(e) par la modernisation de la fonction publiques dans ses aspects très « terrain ».

Autonomie, créativité, rigueur.

Culture du résultat.

Une curiosité pour l’amélioration continue des processus est un plus.

L’employeur

La structure

Voies navigables de France, opérateur national du ministère de la transition écologique, exploite et entretient 8 500 km de rivières et canaux pour le transport fluvial de marchandises, contribue à l’aménagement du territoire et assure la gestion globale de l’eau.

Les directions territoriales (composées de services thématiques et de services territoriaux) de Voies navigables de France remplissent les missions d’exploitation, de maintenance, de travaux et de préservation du foncier (appelé « domaine public fluvial ») sur un ensemble de voies navigables s’étendant généralement sur un ou départements. Elles exploitent et entretiennent ainsi les écluses et les ouvrages attenants (barrages, passes à poissons) ainsi que l’ensemble du cours d’eau pour la navigation fluviale.

Le service d’accueil – la direction territoriale du Bassin de la Seine et Loire aval − composé d’environ 800 agents et gère un budget annuel d’environ 80 M€. Elle est constituée de 3 services localisés à Paris (quai d’Austerlitz) et 6 services territoriaux (avec de nombreuses implantations sur l’ensemble du périmètre d’intervention).