Assistant de direction du Pôle Ressources et Moyens (H/F)

LES

MISSIONS

-> Secrétariat et pilotage de l'agenda :

• Gestion des parapheurs entrants et sortants.
• Prise d'initiatives pour assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA (gestion des fournitures, coordination des commandes collectives, etc.).
• Priorisation des informations reçues et alerte du DGA des réponses à apporter.
• Accueil téléphonique et physique.
• Organisation logistique des déplacements, réunions et événements du pôle.
• Gestion de l'agenda du DGA.
• Rédaction de notes, rapports et mails sur demande du DGA.
• Tâches administratives et de secrétariat classique (enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents)

-> Coordination et suivi administratif :

• Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, fiches synthétiques et rapports.
• Coordination et suivi des demandes d'éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle.
• Constitution des dossiers pour les réunions du DGA et réponses à apporter.
• Traitement des courriers et informations reçues sur les plateformes de communication (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, etc.).
• Suivi de dossiers transversaux.

-> Gestion déléguée et liaison transversale :

• Préparation des validations et conduite de processus sur les outils numériques dédiés aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib).
• Assurer un lien transversal efficace avec les directions du Pôle, le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et les services associés.
• Coordination et préparation des entretiens annuels.
• Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d'activité, rapport développement durable, dossiers liés à l'assemblée départementale ou commission permanente).
• Coordination des assistant(e)s de direction du pôle sur des dossiers communs.
• Fonction de référent sur des sujets spécifiques (numérique, etc.).
• Collecte et consolidation des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints.

LE PROFIL ET

COMPETENCES

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques et des plateformes (TELERECOURS, SAGACE, etc.).
• Connaissance des processus administratifs et des logiciels dédiés (GFD, GECCO, Airdélib).
• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Rigueur, discrétion et sens de l'organisation.

Aptitudes :

• Autonomie, réactivité et capacité d'initiative.
• Sens du relationnel et travail d'équipe.
• Adaptabilité et respect des délais.
• Formation et/ou expérience confirmée en gestion administrative.

LE POSTE

• CDD 3 ans renouvelable 1 fois
• Temps plein, horaires variables.
• Poste basé à Rodez
• Télétravail possible

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