Assistant.e de direction (H/F)

Avec la directrice, l'assistant.e de direction assure le suivi administratif des financements, participe au montage des dossiers de subvention, prépare les bilans, structure les outils de suivi et contribue à la recherche de nouvelles ressources publiques et privées, et accompagnement au fonctionnement de l'association.

Assistance administrative à la direction

Rédaction et mise en forme de courriers, mails, comptes rendus et documents.

Suivi des échéances administratives.

Préparation des documents nécessaires aux réunions et rendez-vous de la direction.

Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi.

Appui aux demandes de subventions

Rechercher les sources de financements mobilisables auprès des partenaires publics et privés

Monter des dossiers de demande de subvention solides et convaincants.

Assurer le suivi des subventions allouées : des échéances de dépôt et de renouvellement.

Suivi d'un projet européens

Classement des conventions et notifications de financement.

Préparation des pièces nécessaires aux bilans financiers et qualitatifs.

Suivi des demandes de versement, acomptes et soldes.

Relance des financeurs lorsque nécessaire.

Assurer le suivi administratif et financier d'un projet européen : suivi des conventions et des échéances, gestion et classement des pièces justificatives, suivi des dépenses et du budget, préparation des éléments nécessaires aux bilans et demandes de versement, en lien avec la direction et les partenaires concernés.

Organisation et logistique

Réservations nécessaires aux activités et déplacements.

Préparation logistique des réunions et événements.

Relations administratives avec les prestataires.

Fonctionnement général de l'association

Participer à l'animation de la vie associative et des instances de participation. Participer au bon fonctionnement quotidien de la structure.

Contribuer à l'accueil des habitants, bénévoles et partenaires.

Participer à l'entretien courant du matériel et des espaces utilisés dans le cadre des actions.

Compétences requises

Savoirs sur :

Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie, outils collaboratifs.

Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.

Capacité à assurer le suivi administratif et financier de projets.

Capacité à suivre un budget, des dépenses et des pièces justificatives.

Capacité à constituer et suivre des dossiers de subvention et leurs bilans.

Capacité à respecter et anticiper les échéances.

Capacité à élaborer et mettre à jour des tableaux de bord.

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à hiérarchiser les priorités.

Une connaissance du secteur associatif et des financements publics et/ou européens serait appréciée

Savoir-être :

Rigueur et sens de l'organisation.

Autonomie dans la réalisation des missions confiées.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Fiabilité.

Réactivité et capacité d'adaptation.

Bon relationnel et capacité à travailler en équipe.

Aisance avec différents interlocuteurs : salariés, bénévoles, habitants, partenaires et institutions.

Conditions particulières :

25 heures semaines à répartir sur 4 jours

Télétravail possible selon l'organisation interne.

Possibilité de formation en interne pour adaptation au poste (en amont du recrutement)

Entretiens prévus à partir de mi-septembre