Chargé(e) d'accueil et d'organisation de séjours/événements (H/F)

L'association Activ'Sénior, qui propose tout au long de l'année de nombreuses activités, sorties, séjours, voyages et événements à destination des seniors, recherche un(e) Chargé(e) d'accueil et de projets tourisme & événementiel.

Vous intégrerez une structure associative dynamique accueillant près de 1 000 adhérents par an et travaillerez en lien avec l'équipe salariée, les bénévoles, les intervenants et les différents partenaires de l'association.

VOS MISSIONS

Organisation de sorties, séjours, voyages et événements

Cette mission constitue une part importante du poste. Vous serez notamment chargé(e) de :

• Rechercher et proposer des sorties, séjours, voyages et événements adaptés au public senior
• Concevoir les programmes et organiser les projets de A à Z
• Rechercher et contacter les prestataires : transporteurs, hébergements, restaurants, sites touristiques, guides.
• Demander et étudier les devis, effectuer les réservations et assurer le suivi des prestataires
• Organiser les aspects pratiques et logistiques
• Préparer les informations et documents destinés aux participants
• Gérer les inscriptions, listes d'attente, annulations et remplacements
• Assurer le suivi administratif et financier des dossiers
• Participer à l'organisation des manifestations et événements de l'association

Accueil et gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des adhérents
• Renseigner et orienter le public
• Gérer les appels, mails et messages
• Enregistrer et suivre les adhésions et inscriptions
• Effectuer les travaux courants de secrétariat : rédaction, saisie, classement, archivage.
• Participer à la rédaction et à la mise en page de l'information mensuelle
• Participer à la gestion des plannings, à l'affichage et à la préparation des salles

Relais avec les clubs de quartier

• Assurer le lien avec les différents clubs de quartier de l'association
• Effectuer des visites régulières
• Être en relation avec les responsables bénévoles
• Recueillir leurs besoins et demandes et en assurer le suivi

Gestion courante

• Enregistrer les adhésions, activités, sorties et voyages dans le logiciel de gestion EBP
• Assurer la gestion et le suivi de la caisse
• Participer au suivi des règlements et factures
• Gérer les stocks de petit matériel et fournitures
• Identifier les besoins et effectuer ponctuellement les achats nécessaires

PROFIL RECHERCHÉ

Compte tenu de l'importance de l'organisation des sorties et voyages, nous recherchons particulièrement une personne disposant d'une formation et/ou d'une expérience dans le tourisme, l'organisation de voyages et séjours ou l'événementiel.

Vous êtes :

• Capable de concevoir et organiser un projet de sortie ou séjour de sa recherche jusqu'à sa réalisation
• Organisé(e), autonome, rigoureux(se) et réactif(ve)
• À l'aise avec la recherche et la relation avec les prestataires
• Doté(e) d'un excellent relationnel, notamment avec un public senior et des bénévoles
• Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément
• À l'aise avec les outils informatiques et bureautiques
• Doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l'orthographe
• Capable de travailler en équipe et de rendre compte

Une expérience en agence de voyages, tourisme, événementiel, structure de loisirs ou milieu associatif serait particulièrement appréciée.

La connaissance du logiciel EBP serait un plus, sinon formation en interne.

Permis B indispensable - déplacements ponctuels à prévoir.

• Temps de travail : 35 h hebdomadaires (travail le mercredi après midi)
• Prise de poste : dès que possible
• Rémunération : 1867.06 € brut/mois + 13eme mois + prévoyance