Chargé(e) d'accueil et d'information - Rectorat de Toulouse (31) (H/F)

Rejoignez une équipe dynamique au cœur de l'académie de Toulouse !

Nous recherchons un(e) Chargé(e) d'accueil et d'information pour intégrer le pôle technique de la Direction de la logistique générale, composé de collaborateurs engagés.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

-Accueillir le public (interne et externe), en face à face, au téléphone, par courriel

-Mettre en relation et suivre la prise en charge de l'appel, entrant ou sortant

-Orienter vers le service ou l'interlocuteur compétent

-Traiter des demandes de renseignement dans les limites définies par les directions

-Seconder le/la responsable de l'accueil dans la réalisation des statistiques mensuelles de l'accueil

ACTIVITES SECONDAIRES :

-Gérer les réservations des salles de réunion et leur préparation

-Vérifier l'installation correcte des salles et matériels s'y trouvant

-Participer à l'organisation et la tenue des réceptions et à la préparation des commandes de fournitures des services

Conditions particulières d'exercice :

Contraintes horaires liées à l'organisation spécifique de l'accueil général et des réceptions (horaires en décalés et tournants).

Profil recherché

COMPÉTENCES PRINCIPALES :

Connaissances, savoir :

-Techniques d'accueil du public et d'accueil téléphonique, communication écrite

-Technique de gestion des conflits

-Organisation, fonctionnement et missions du service, environnement administratif et actualités

-Connaissance en bureautique (excel)

-Connaissances approfondies des services déconcentrés et de leur fonctionnement

-Connaissances sur le fonctionnement général des structures relevant du MEN

Savoir-faire :

-Savoir travailler en équipe

-S'exprimer avec aisance, utiliser le registre soutenu

-Ecouter

-Analyser et reformuler la demande

-S'adapter aux différents types de public

-Réagir de façon adaptée aux situations imprévues

-Utiliser les consoles téléphoniques, les messageries téléphoniques et autres systèmes liés

Savoir être :

-Prise de recul

-Diplomatie sens de l'écoute

-Capacité à reformuler

-Adaptabilité

-Sens de la réserve et de la neutralité

Sensibilité aux projets d'actions favorisant l'amélioration de la relation à l'usager