Chargé-e de gestion des reservations et du suivi des missions H/F

RESPONSABILITÉS

Gestion des réservations de voyages et d'hébergement

• Accueillir les enseignants-chercheurs et effectuer une orientation simple vers les bonnes démarches et les options disponibles
• Réaliser les demandes de réservation de billets de transport et d'hébergement via la plateforme Globéo, en respectant les seuils tarifaires définis pour les nuitées
• Assurer la conformité des réservations avec les procédures et les règles applicables
• Transmettre les éléments de la réservation au Pôle Mission pour validation officielle
• S'assurer de la bonne exécution des réservations

Suivi administratif post-mission

• Assurer le suivi des demandes de remboursement suite aux missions
• Aider les ECs à constituer leur dossier de remboursement en vérifiant la complétude et la conformité des pièces justificatives
• Effectuer le service fait (SF) dans les délais impartis
• Transmettre les dossiers complets au Pôle Mission via OsTicket pour traitement final
• Assurer un suivi de la qualité des prestations et de la satisfaction usagers

Gestion des demandes exceptionnelles et dérogations

• Veiller à réduire le nombre des demandes exceptionnelles en anticipant les besoins
• Traiter les demandes hors-circuit (demandes de dérogation) et transmettre les dossiers vers le Pôle Mission pour validation des exceptions
• Constituer le dossier complet avec justifications adéquates

Suivi administratif et documentation

• Assurer le suivi administratif complet des demandes (de l'ordre de mission à la clôture)
• Gérer l'archivage et la traçabilité des pièces justificatives
• Assurer le reporting

Communication et coordination

• Assurer un accueil courtois et informatif des ECs
• Maintenir des échanges réguliers avec le Pôle Mission et la DSR&ED
• Communiquer par email et par téléphone avec les ECs et les prestataires externes
• Assurer le suivi de l'expérimentation avec le responsable qualité

PROFIL RECHERCHÉ

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Connaissance des procédures administratives de gestion des missions en secteur public
• Règles de transparence et de conformité en gestion publique
• Connaissance des enjeux de conformité, de traçabilité et de justification des dépenses publiques.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel,)
• Capacité à rédiger des documents, à gérer des tableaux de suivi, et à organiser sa communication email de manière structurée.

COMPÉTENCES RELATIONNELLES

• Accueil et orientation des usagers (ECs) : Capacité à recevoir les ECs avec courtoisie, à comprendre rapidement leurs besoins et à orienter de manière claire vers les solutions appropriées
• Capacité à convaincre pour des procédures mieux comprises et mieux appliquées

Communication écrite et orale

• Maîtrise du français écrit et parlé ; capacité à rédiger des emails clairs et à communiquer efficacement par téléphone en français et en anglais.
• Anglais : niveau B2 minimum : Capacité à lire, écrire et converser en anglais par email et par téléphone avec des correspondants extérieurs (prestataires internationaux, ECs anglophones).
• Capacité d'écoute et d'empathie : Être attentif aux demandes des ECs, comprendre leurs contraintes et leurs besoins, et fournir un service centré sur l'usager.

COMPÉTENCES TRANSVERSALES

• Rigueur et attention aux détails : Capacité à vérifier la complétude des dossiers, à respecter les normes et procédures, et à minimiser les erreurs administratives.
• Organisation et gestion des priorités : Capacité à gérer un flux de 40 à 50 missions par mois, à respecter les délais et à planifier le travail de manière logique.
• Autonomie partielle avec supervision : Savoir travailler de manière autonome dans le cadre défini, tout en sachant escalader ou demander validation pour les cas particuliers.
• Adaptabilité et apprentissage : Capacité à apprendre rapidement les outils et procédures, et à s'adapter aux ajustements liés à l'expérimentation.
• Environnement universitaire et ESR : Compréhension générale du fonctionnement des universités, de la notion de mission de recherche, et des profils des enseignants-chercheurs.