Chargé-e d'accueil et d'Appui au protocole

Placé·e sous l’autorité du Chef du protocole et de l’accueil, vous participez à la qualité de l’accueil des usagers, partenaires, élus, agents et personnalités accueillis au sein du Département. Vous contribuez au fonctionnement de l’accueil de l’Hôtel du Département et apportez votre soutien aux équipes du protocole dans la préparation et le déroulement des manifestations.

Un stage pour découvrir concrètement le fonctionnement d’une collectivité territoriale, l’accueil institutionnel, l’organisation évènementielle et les activités protocolaires. Les missions pourront évoluer selon les besoins du service, votre profil et votre progression.

VOS PRINCIPALES ACTIVITÉS

Accueil et information

• Accueil physique des visiteurs : usagers, partenaires, élus, agents, représentants institutionnels…
• Renseignement de premier niveau, orientation et accompagnement au sein des bâtiments.
• Organisation de l’attente des visiteurs dans les espaces dédiés.
• Accueil ponctuel du public et des invités lors des évènements du Département.

Appui au protocole et aux évènements

• Préparation des salles de réunions et d’évènements et mise en place des espaces d’accueil.
• Appui aux agents du Protocole lors des manifestations institutionnelles.
• Gestion et préparation des dotations ; information sur la gestion des signatures.
• Préparation et réalisation d’envois spécifiques de la Direction de la Communication et du Protocole.

Appui logistique et administratif

• Navettes, courses et livraisons entre les services de l’Hôtel du Département.
• Mise sous pli et préparation d’envois ; classement et tâches administratives simples.
• Participation, selon les besoins, à des opérations simples liées à la gestion et à la distribution du courrier.

Profil recherché

PROFIL RECHERCHÉ

Stage destiné notamment à un·e étudiant·e souhaitant découvrir ou approfondir son expérience dans l’accueil, l’évènementiel, la communication institutionnelle, le protocole, la logistique ou le fonctionnement des collectivités territoriales.

CONNAISSANCES & COMPÉTENCES

• Intérêt pour le fonctionnement des collectivités territoriales et du service public.

• Premières connaissances en accueil ou relation aux publics appréciées.

• Aisance avec les outils bureautiques.

• Capacité à appliquer des consignes et procédures.

• Une première expérience en accueil, évènementiel, relation client ou service public est appréciée, sans être indispensable.

SAVOIR-ÊTRE

• Disponibilité et volontariat.

• Rigueur et organisation.

• Réactivité et capacité d’adaptation.

• Bon sens du relationnel et présentation adaptée à l’accueil institutionnel.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Esprit d’équipe, ponctualité et fiabilité.

L’employeur

Le Conseil Départemental des Pyrénées-Orientales est une collectivité territoriale de 2500 agents. Il a des missions essentielles pour le territoire : solidarité, jeunesse, aménagement du territoire, environnement, sécurité, culture, tourisme.