Chargé accueil et administration (h/f)

RESPONSABILITÉS

En tant que Chargé(e) d'accueil et d'administration, vous êtes l'interlocuteur privilégié des résidents, familles et partenaires. Vous garantissez un accueil de grande qualité et contribuez au bon fonctionnement administratif et commercial de la résidence.

Vos missions principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, orienter et accompagner les résidents, familles, visiteurs et prestataires
• Gérer les demandes entrantes : prise de messages, suivi des appels, traitement des courriels et des courriers
• Accompagner la Direction : soutien administratif au/à la Directeur(trice) et à l'équipe Codir (planning, courriers, dossiers, reporting)
• Suivre l'activité commerciale : gestion des demandes d'admission, préparation des dossiers, mise à jour des outils de suivi et participation au remplissage de l'établissement
• Contribuer à la gestion comptable : participation à la transmission des éléments comptables et au suivi des règlements
• Participer à la facturation : saisie et contrôle des données, préparation et suivi des factures résidents
• Veiller à la qualité de service : participation à la démarche qualité et à l'amélioration continue de l'accueil et de l'information
• Travailler en roulement d'équipe : assurer la continuité d'accueil dans le cadre du binôme équipe/contre-équipe, y compris un week-end sur deux

PROFIL RECHERCHÉ

Vous êtes le premier contact de la résidence et représentez l'image de DomusVi auprès des résidents, familles et partenaires. Vos qualités relationnelles et votre sens de l'organisation sont essentiels pour réussir sur ce poste.

• Excellent relationnel : sens du service, écoute, bienveillance et aisance en face à face comme au téléphone
• Organisation et rigueur : capacité à gérer simultanément accueil, tâches administratives et imprévus
• Maîtrise des outils bureautiques : utilisation quotidienne de logiciels de gestion, pack Office et courriels
• Expression écrite et orale soignée : rédaction de courriers, mails, comptes-rendus et information claire aux interlocuteurs
• Discrétion et confidentialité : respect du secret professionnel et des données sensibles des résidents
• Esprit d'équipe : collaboration étroite avec la Direction, l'équipe administrative et les équipes soignantes
• Adaptabilité aux horaires : disponibilité sur des amplitudes 8h-19h et un week-end sur deux