Attaché-e de Direction (H/F)

Assistanat de direction - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques de la Direction - Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction Générale des Services (suivi de l'agenda) - Gérer la planification des diverses réunions et rencontres - Organiser des déplacements professionnels de la Direction (réservation voiture, train...) - Référente du calendrier CCPC du Président et suivi de ses rendez-vous - Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction - Etre en mesure de proposer une première proposition rédactionnelle de courriels, courriers, attestations - Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier - Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétro planning, relances ...), et en assurer le classement - Rendre compte et alerter sur les éventuels points de blocage sur les dossiers et suivis de réunions - Préparer les ordres du jour des bureaux, CODIR, réunions de responsables de services, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...) Pilotage de l'équipe - Encadrer, coordonner, prioriser et animer l'équipe du secrétariat général - Assurer la continuité du service (assurer l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence des agents d'accueil) - Effectuer le suivi des plannings (en lien avec le service RH) - Assurer les entretiens réguliers et professionnels - Accompagner les agents dans le développement de leurs compétences professionnelles - Gérer les litiges et conflits Administration générale - Concevoir et animer des outils de planification et des procédures de contrôle auprès de la direction et des services - Préparer, suivre et garantir le bon déroulement des réunions des assemblées - Assurer, en relation avec la direction et les services, la rédaction et l'envoi des convocations et documents des assemblées - Rédiger les comptes rendus des assemblées et assurer la transmission des décisions - Rédiger, relire, sécuriser et valider les procédures, actes et conventions - Contrôle le respect des procédures de transmission des actes (arrêtés, convention, délibérations) au contrôle de légalité - Coordonner la gestion des délégations et représentations des élus au sein des organismes extérieurs - Assurer la veille juridique et réglementaire, et conseiller la collectivité sur la sécurisation des actes et procédures - Mettre en place des procédures et outils adaptés aux services - Élaborer les rapports d'activités - Contrôler la rédaction des documents administratifs produits par les services - Gestion des fournitures et du matériel (inventaire, achat, optimisation.) - Superviser la gestion et la réservation des locaux et des salles RGPD - Informer et conseiller les élus et les agents - Tenir les registres rendus obligatoires par le RGPD, dont celui des activités de traitement - Veiller au respect du règlement européen et du droit national en matière de protection des données - Coopérer avec l'autorité de contrôle (la CNIL) et être le point de contact avec celle-ci - Sensibiliser la collectivité aux obligations liées au RGPD - Édicter des codes de conduite et des procédures concernant l'usage des données personnelles détenues. Gestion du foncier - Gérer les dossiers et les procédures d'acquisitions, de cessions, d'échanges de biens - Participer à la conduite des procédures de déclaration d'utilité publique et d'expropriation - Gérer le patrimoine privé intercommunal - Effectuer le classement ou déclassement des biens - Suivre les mises à disposition en lien avec les différents services - Enregistrer et suivre les déclarations d'intention d'aliéner - Assurer la gestion administrative liée aux dossiers fonciers : tableau de bord, suivi, registres, archivage.