Assistant(e) polyvalent(e) (H/F)

Vos missions

Sous l'autorité de la Direction, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif de la structure.

À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de :

Administration générale

Gérer les courriers entrants et sortants ;

Assurer le suivi administratif des dossiers ;

Gérer les boîtes mails génériques de la structure et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés ;

Rédiger des courriers, notes de service et communications internes ;

Diffuser les informations et rappels auprès des salariés.

Gouvernance associative

Organiser les Assemblées Générales, Conseils d'Administration et autres instances ;

Préparer les dossiers de réunion ;

Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus ;

Assurer le suivi des décisions prises par les instances.

Gestion administrative RH et Formation

Assurer la gestion administrative du personnel : suivi des absences, congés, arrêts de travail et autres éléments administratifs ;

Rédiger les courriers RH (temps partiel thérapeutique, attestations, courriers administratifs, etc.) ;

Traiter les demandes de stages et d'alternance en lien avec les responsables de service ;

Recueillir et assurer le suivi des demandes de formation des salariés ;

Organiser les inscriptions auprès des organismes de formation ;

Assurer le suivi administratif des dossiers de formation (conventions, convocations, attestations, émargements, évaluations) ;

Réaliser le suivi des frais liés à la formation (coûts pédagogiques, déplacements, hébergements, remboursements) ;

Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi de la formation professionnelle.

Logistique et gestion

Gérer les commandes et les relations avec les fournisseurs ;

Participer à l'organisation logistique des réunions et événements ;

Assurer le suivi de certains conventionnements et dossiers institutionnels.

Type de contrat : CDD de remplacement