Assistante de Gestion (h/f)

1. Intitulé du poste Assistante de Gestion ________________________________________ 2. Finalité de l'emploi L'Assistante de Gestion assure le traitement et le suivi des opérations administratives, comptables et de gestion courante de l'entreprise. Elle contribue à la fiabilité des données de gestion, à la continuité des flux administratifs et au bon fonctionnement des processus internes, en appui direct à la Directrice Administrative et Financière, dans un environnement de PME. ________________________________________ 3. Relations de travail Relations internes : - Directrice Administrative et Financière (hiérarchique) - Direction opérationnelle - Services techniques et commerciaux Relations externes : - Clients - Fournisseurs - Prestataires - Interlocuteurs administratifs ________________________________________ 4. Description des activités significatives 4.1 Gestion administrative et comptable - Réaliser la création et la mise à jour des tiers (clients, fournisseurs). - Enregistrer et maintenir les données administratives associées. - Émettre les devis et factures clients conformément aux procédures. - Saisir et contrôler les commandes fournisseurs. - Traiter et vérifier les factures fournisseurs (conformité, rapprochement, suivi). - Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs. ________________________________________ 4.2 Suivi de gestion - Contrôler la facturation récurrente en début de période. - Participer aux opérations de clôture mensuelle (collecte et saisie des données). - Contribuer à la comptabilisation des charges liées aux contrats. - Produire des tableaux de suivi simples à destination de la DAF. ________________________________________ 4.3 Gestion des stocks et flux - Assurer le suivi administratif des mouvements de stock (entrées/sorties). - Enregistrer et contrôler les flux liés aux achats et livraisons. - Contribuer à la fiabilité des données de stock. - Participer aux opérations d'inventaire. ________________________________________ 4.4 Gestion des demandes et suivi - Enregistrer et suivre les tickets ou demandes internes et externes. - Coordonner leur traitement jusqu'à résolution. - Assurer la traçabilité des actions réalisées. ________________________________________ 4.5 Accueil et support administratif - Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des appels entrants. - Orienter les interlocuteurs et transmettre les informations. - Rédiger et traiter les correspondances administratives courantes. ________________________________________ 5. Responsabilités exercées et latitude d'action Responsabilités exercées L'Assistante de Gestion : - Assure la fiabilité et la conformité des données administratives et comptables saisies. - Réalise les opérations de gestion dans le respect des procédures et délais définis. - Contrôle la cohérence des informations traitées et signale les anomalies. - Contribue à la continuité des flux de gestion (achats, ventes, stocks). - Participe à la qualité du suivi administratif et financier de l'entreprise. Elle est responsable de la bonne exécution des activités confiées, sans responsabilité de décision stratégique ou financière. ________________________________________ Latitude d'action - Organise son activité quotidienne en fonction des priorités définies. - Applique les procédures et règles de gestion en vigueur. - Prend des initiatives dans le traitement des opérations courantes (relances, corrections simples, priorisation). - Alerte la DAF en cas d'écart, d'anomalie ou de situation inhabituelle. Elle agit dans un cadre défini et soumet toute situation non standard ou à enjeu à validation hiérarchique.