ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

1. Mission principale

L'Assistante de Direction assure le soutien administratif et organisationnel du dirigeant ou d'une équipe de direction. Elle contribue à l'optimisation de la gestion des activités et garantit un fonctionnement fluide et efficace de la direction.

1. Responsabilités et activités principales

Gestion administrative et organisationnelle :

• Assurer la gestion des agendas et organiser les rendez-vous et déplacements professionnels
• Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels entrants et sortants
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels (rapports, comptes rendus, présentations, etc.)
• Assurer la gestion documentaire et le classement des dossiers physiques et numériques
• Rédiger les plannings des alternants

Coordination et communication interne/externe :

• Assurer l'interface entre la direction et les différents interlocuteurs (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, institutions...)
• Organiser les réunions, préparer les supports et rédiger les comptes rendus
• Assister à certaines réunions et représenter la direction en cas de besoin
• Suivre les actions décidées et en assurer le reporting

Support en gestion de projet :

• Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques
• Collecter, analyser et synthétiser les informations nécessaires à la prise de décision
• Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord

Supervision des locaux :

• Veiller à la bonne tenue des bureaux et à leur entretien
• Superviser les services de nettoyage et l'organisation des espaces de travail

1. Compétences et qualités requises

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook...)
• Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire
• Compétences en rédaction et en synthèse
• Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères (atout)

Savoir-être :

• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Rigueur, organisation et gestion des priorités
• Esprit d'initiative et autonomie
• Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles
• Capacité d'adaptation et réactivité
• Sens du service et de la diplomatie
• Savoir anticiper les besoins du dirigeant

1. Formation et expérience

• Diplôme requis : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent
• Expérience professionnelle : Minimum 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire