Assistant.e de direction générale - Secrétariat général (H/F)

RESPONSABILITÉS : Missions principales : Coordination des instances Organisation des instances communautaires • Préparation des ordres du jour et des dossiers • Suivi des échéances et relance des services • Participation aux séances (prise de notes, comptes rendus, procès-verbaux) Gestion des actes administratifs • Rédaction et mise en forme des délibérations et décisions • Vérification de la complétude des dossiers • Suivi des circuits de validation Appui à la Direction Générale / Cabinet du Président • Gestion et organisation des agendas • Préparation des réunions et dossiers • Suivi des projets et des activités de la direction • Mise à jour des tableaux de bord Coordination et circulation de l'information • Interface entre élus, direction et services • Diffusion, fiabilisation et hiérarchisation de l'information • Gestion du courrier (Dotelec) Organisation du travail et priorisation • Identification du degré d'urgence des demandes • Gestion de sollicitations multiples • Signalement à la hiérarchie des demandes et arbitrage des priorités en cas de sollicitations concurrentes Continuité du service d'accueil • Assurer l'accueil physique et téléphonique du public en cas d'absence de l'agent dédié • Réception, filtrage et transmission des appels et messages • Gestion de la boîte mail accueil • Orientation des usagers et des interlocuteurs externes Conditions : • Du lundi au vendredi / 37H30 hebdomadaire • Rémunération statutaire + régime indemnitaire • 25 jours de CA + RTT • Participation mutuelle + prévoyance + CNAS (action social) • Participation ponctuelle aux instances en soirée PROFIL RECHERCHÉ : Profil recherché : • Expérience en collectivité territoriale attendue • Expérience en Secrétariat de Mairie souhaitée • Bonne connaissance du fonctionnement administratif Savoirs-faire : • Excellentes capacités rédactionnelles • Organisation et rigueur • Gestion des priorités et des urgences • Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples • Sens de l'organisation et gestion des priorités • Aisance relationnelle (élus, services, usagers) Savoir-être : • Discrétion et confidentialité • Sens du service public • Réactivité et autonomie • Capacité à rendre compte à sa hiérarchie • Capacité à prioriser en lien avec son encadrement • Aisance relationnelle avec élus, services et usagers • Polyvalence et adaptabilité • Disponibilité