Assistant(e) de Direction (F/H)

RESPONSABILITÉS

Basé(e) sur notre campus de Rouen, vous assurerez un soutien administratif et organisationnel auprès de :

• La Directrice du Campus de Rouen
• Le Secrétariat Général

Vous serez un(e) interface clé entre ces directions et les équipes internes, garantissant une circulation fluide de l'information et un suivi opérationnel rigoureux des dossiers.

Principales missions :

1. Gestion administrative et organisationnelle

• Gestion des agendas : Planification, modification et priorisation des rendez-vous pour les directrices et le Secrétariat Général.
• Organisation des réunions : Invitation, réservation de salles, configuration des outils de visioconférence, préparation du matériel nécessaire.
• Rédaction et mise en forme : Comptes rendus de réunion, documents officiels (PPT, notes, présentations), classements et archivages.
• Gestion des communications : Courriers, emails et appels entrants/sortants.
• Mise à jour des bases de données : Listes de contacts, dossiers administratifs et suivi des dossiers transverses.

1. Soutien à la décision et suivi de projets

• Préparation de dossiers de synthèse : Tableaux de bord, notes et présentations pour appuyer les décisions.
• Suivi des décisions : Assurer le suivi des arbitrages pris en réunion ou en comité.
• Planification des projets : Calendrier des projets, collecte et consolidation des informations nécessaires.

1. Gestion budgétaire et logistique

• Participation à la gestion des bons de commande, factures, notes de frais et suivi des dépenses.
• Réservation de trains, avions, hôtels et gestion des fournitures de bureau.
• Contribution à l'organisation de séminaires, conférences et déplacements institutionnels.

1. Communication et représentation

• Rédaction de notes internes et communiqués.
• Préparation de supports de communication : Présentations, discours, publications.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences et expérience

• Diplôme : BAC+2 ou équivalent.
• Expérience : 5 ans minimum en assistanat de direction ou poste similaire.
• Langues : Français : Maîtrise parfaite (écrit et oral) / Anglais : Courant (écrit et oral).
• Outils informatiques : Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).

Qualités personnelles

• Excellent relationnel et sens du service.
• Rigueur, réactivité et capacité à gérer des priorités multiples.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Informations complémentaires

• CDI – Temps plein (37h)
• Poste basé à Rouen
• Prise de poste : dès que possible