Assistante ADV (H/F)

Le Groupe HAI, composé d'une équipe d'environ 25 collaborateurs, regroupe plusieurs sociétés spécialisées dans les domaines de l'hyperfréquence et de l'opto-électronique, notamment MATECH, MCS et HYPTRA.

Reconnues pour leur expertise technologique, nos sociétés accompagnent une clientèle française et internationale composée d'industriels, de laboratoires de recherche et d'universités, intervenant notamment dans les secteurs des tests & mesures, de la défense, des télécommunications, du spatial et de la recherche.

Notre force repose à la fois sur un réseau de fournisseurs technologiques internationaux et sur nos propres capacités d'ingénierie et de fabrication.

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons aujourd'hui un(e) Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) pour rejoindre notre équipe à Orsay.

Votre mission

Rattaché(e) au Directeur Commercial, vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes commerciales, les achats, la production et la comptabilité. Vous assurez la gestion administrative et le suivi des commandes clients, depuis leur réception jusqu'à la livraison et la facturation.

À ce titre, vos principales missions seront :

• Réceptionner, enregistrer et contrôler les commandes clients ;
• Saisir les commandes dans notre ERP EBP et assurer leur suivi administratif ;
• Participer au lancement interne des commandes et coordonner leur avancement avec les équipes concernées ;
• Suivre les délais et les livraisons en lien avec la production et nos fournisseurs ;
• Informer les clients de l'avancement de leurs commandes et répondre à leurs demandes ;
• Préparer les bons de livraison et suivre la préparation des expéditions ;
• Organiser les transports en France et à l'international (UPS, FedEx, La Poste.) ;
• Etablir les factures et assurer le suivi administratif des dossiers ;
• Assister les commerciaux dans le traitement et le suivi de leurs dossiers ;
• Réceptionner les livraisons fournisseurs, ouvrir les colis et contrôler la conformité des marchandises reçues avec les documents de livraison et les commandes correspondantes ; Identifier et signaler les éventuels écarts, produits manquants ou anomalies constatés lors de la réception ;
• Contribuer à l'accueil téléphonique ainsi qu'à la réception des clients et visiteurs ;
• Participer plus largement aux différentes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.

Votre profil

Au-delà de votre formation, nous recherchons avant tout une personne organisée, rigoureuse, réactive et dotée d'un excellent sens du service client.

Vous disposez d'une expérience confirmée en Administration des Ventes, assistanat commercial ou gestion de commandes, de préférence dans un environnement BtoB, industriel ou technique.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook, et avez l'habitude de travailler avec un ERP ou un logiciel de gestion commerciale.

La connaissance d'EBP serait appréciée, mais n'est pas indispensable si vous maîtrisez un logiciel équivalent.

Compte tenu de notre environnement international, vous disposez d'un bon niveau d'anglais professionnel, vous permettant notamment d'échanger par écrit et par téléphone avec nos clients et fournisseurs étrangers.

Vous aimez travailler dans une PME à taille humaine, où polyvalence, autonomie et esprit d'équipe sont essentiels.

Rejoindre le Groupe HAI, c'est intégrer une entreprise à taille humaine évoluant dans des secteurs technologiques de pointe et travailler au contact d'équipes techniques et commerciales expérimentées.

Vous occuperez un poste central dans la relation entre nos clients, nos commerciaux, nos fournisseurs et nos équipes internes, avec une réelle autonomie dans le suivi de vos dossiers.

Vous contribuerez au développement du Groupe en partageant nos valeurs : fiabilité, dépassement de soi, innovation et humilité.