Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) (H/F)

Vous intégrerez une équipe composée d'un autre collaborateur administratif à temps partiel et de deux alternants. Les missions sont partagées entre les différents membres de l'équipe.

MISSION PRINCIPALE

Assurer, en collaboration avec l'équipe administrative, le suivi administratif, documentaire, commercial et réglementaire de l'entreprise.

GESTION ADMINISTRATIVE GENERALE

• Suivi des dossiers Constructys
• Mise à jour des heures et achats dans les logiciels de gestion
• Gestion des boîtes mails et des appels téléphoniques
• Classement, archivage et organisation documentaire
• Recherche de factures et gestion des commandes

ADMINISTRATION CLIENTS

• Facturation et suivi des affaires
• Création, mise à jour et suivi des devis et factures via le logiciel Obat
• Relances clients et suivi des paiements
• Gestion des agréments et dossiers administratifs
• Mise à jour et suivi des plateformes administratives et documentaires des clients
• Gestion des dossiers de référencement et de conformité demandés par les clients
• Gestion des bons de commande et accusés de réception
• Suivi de la facturation électronique et des outils associés
• Mise à jour des données clients dans les logiciels de gestion

GESTION FOURNISSEURS

• Paiement des fournisseurs
• Ouverture et suivi des comptes fournisseurs
• Contrôle des factures et rapprochement avec les bons de livraison
• Intégration, contrôle et suivi des factures fournisseurs dans Pennylane
• Suivi administratif des achats et des règlements fournisseurs
• Classement et archivage des documents fournisseurs
• Transmission des bons de commande

SUIVI ADMINISTRATIF DES CHANTIERS ET DES AFFAIRES

• Suivi des coûts des affaires (personnel, fournitures, sous-traitance, etc.)
• Envoi et suivi des bons de commande
• Vérification des accusés de réception
• Mise à jour des documents de sécurité et de suivi

GESTION DES PLATEFORMES D'ACCES

• Inscription du personnel sur les plateformes clients et industrielles
• Gestion des habilitations et accès
• Inscription et suivi des véhicules

GESTION DU PERSONNEL ET DES INTERIMAIRES

• Suivi des pointages
• Mise à jour des dossiers du personnel
• Suivi et inscription aux formations
• Préparation et mise à jour des dossiers administratifs
• Suivi des contrats des intérimaires

QUALITE, SECURITE ET CERTIFICATIONS

• Participation au suivi MASE
• Mise à jour des tableaux de suivi du personnel
• Recherche et préparation des documents de conformité

Jours travaillés : Mercredi, jeudi et vendredi - Pas de télétravail.