Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

1. FINALITÉ DE LA MISSION

Il/Elle assure la gestion des contrats de professionnalisation de l'établissement.

Il/Elle assure la facturation des clients dans le respect des politiques commerciales de chaque marque.

Il/Elle suit les dossiers, paiements et les relances lorsque nécessaire dans un objectif d'optimisation de la trésorerie.

Il/Elle assure l'interface entre le siège et l'établissement auquel il/elle appartient, pour tous les sujets liés à la gestion

financière ou sociale et validés par la Direction dudit établissement.

Pour ce faire, certaines missions générales lui sont attribuées, nécessitant la mise en oeuvre de compétences que le

présent référentiel répertorie de façon non exhaustive.

Il/Elle assure la gestion des contrats de travail et des variables de paie

1. MISSIONS

Rédaction et suivi des CERFA et conventions de formation :

Vérifier l'exactitude des éléments fournis par le service commercial

Rédiger les CERFA et conventions de formation

Envoyer les CERFA et conventions de formation pour signature

Suivi des documents retournés signés

Dépôts des contrats sur le site des OPCO

Suivi des prises en charge des OPCO

Assurer la facturation des étudiant(e)s :

Etablir les factures des étudiant(e)s en alternance :

Centraliser les attestations de présence et les contrats en alternance signés

Relancer les étudiant(e)s en cas d'attestation de présence non signée

Contacter toutes les entreprises pour obtenir le dernier bulletin de salaire du trimestre des étudiant(e)s en alternance si nécessaire

Etablir les factures de chaque trimestre ou selon l'échéancier de l'OPCO et les transmettre

Envoyer la facture et les attestations de présence et bulletin de salaire aux OPCO

Envoyer la facture et les attestations de présence aux entreprises et assurer les relances si nécessaires

Envoyer les courriers de mise en demeure ou lancer la procédure de créance douteuse aux entreprises en retard de paiement

Suivre les paiements par subrogations aux OPCO :

Réceptionner les accords de prise en charge

Vérifier la conformité du dossier administratif

Assurer la relation avec les OPCO

Assurer la rédaction et le suivi des contrats de travail des salariés et honoraires

Assurer la saisie des variables de paie

Assurer la saisie des factures

Compétences métier :

Connaissances de la réglementation et des procédures administratives des contrats en alternance

Connaissances administratives et financières (modalités de facturation des formations, délais des procédures administratives et financières, procédures de contrôle de gestion du siège, .)

Savoir-faire :

Maitrise des principaux outils bureautiques et informatiques

Maitrise du logiciel AGRESSO et/ou tout autre logiciel équivalent

Aptitude à structurer ou exploiter des données, des chiffres

Collaboration avec les autres services (commercial, comptabilité, .)

Gestion administrative (rédaction de courrier,.)

Capacité à respecter les délais

Qualités personnelles :

Organisation et rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Devoir de réserve et confidentialité

Qualités relationnelles et rédactionnelles