Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

RESPONSABILITÉS : Au sein de l'équipe dédiée à la formation continue, vous jouez un rôle central dans le bon déroulement des activités administratives, logistiques et financières. Vos missions incluent : Organisation logistique : • Réservation des hôtels, transports (trains, avions) pour les intervenants ou clients. • Réservation des salles de formation et prestations annexes (traiteur, écharpes, eau, café...). • Gestion des reprographies et demandes spécifiques des formateurs. • Organisation des jurys et examens (convocations, logistique, édition des parchemins). Suivi administratif et financier : • Gestion des dossiers de financement (OPCO, CPF, autres organismes financeurs). • Rédaction et suivi des documents contractuels : devis, contrats cadres, conventions de formation. • Gestion des avenants et des paiements des intervenants. • Suivi des paiements clients : facturation, relances, coordination avec le service comptabilité. • Suivi des frais de déplacement. Contribution aux processus qualité et amélioration continue : • Suivi des indicateurs qualité définis par la certification Qualiopi. • Participation à l'amélioration des process administratifs en conformité avec les obligations légales. Appui aux équipes commerciales et coordination pédagogique : • Assister l'équipe commerciale dans la gestion des demandes clients et prospects. • Collaborer à la mise en place des formations : feuilles d'émargement, questionnaires de satisfaction, supports. • Aider à la préparation des propositions commerciales et au suivi des relances. • Contribuer à l'amélioration des supports de communication (PowerPoint, Word, Excel). Support administratif courant : • Planification des réunions d'équipe et rédaction des comptes rendus. PROFIL RECHERCHÉ : Votre profil • Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e) et engagé(é) dans une structure ne développement. • Vous avez un excellent sens du service et une forte capacité à travailler en équipe. • Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (notamment Pack office, Canvas, GPT ). • Vous avez une très bonne capacité rédactionnelle et un excellent niveau d'orthographe. • Une connaissance du secteur de la formation professionnelle ou de l'environnement académique est un plus.