Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Coordonnée par la responsable du pôle, la mission de l'assistant(e) administratif(ve) portera principalement sur le suivi administratif de projets bénéficiant de financements européens (ERASMUS) et des collectivités territoriales.

• Activités principales

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle mobilité

• Trier et orienter le « courrier arrivé » du pôle, assurer la tenue de la boite mail du pôle et orienter les courriels reçus

• Organiser des réunions, séminaires et évènementiels,

• Réaliser les demandes de devis, les bons de commandes, traitement des frais de déplacement

• Assurer le suivi opérationnel, administratif et financier des projets

• Vérifier l'éligibilité et les pièces justificatives de réalisation selon les exigences du financeur,

• Saisir les données dans l'outil d'information budgétaire et comptable et sur les plateformes numériques pour les mobilités européennes,

• Assurer l'archivage papier et numérique des pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers

• Participer à la démarche d'amélioration continue.

• Activités liées au fonctionnement du GIP

(Uniquement pour les personnels basés dans les locaux du GIP-FCIP)

Participer au bon fonctionnement du GIP-FCIP et assurer occasionnellement : le standard téléphonique, la réception du courrier et son enregistrement, la fermeture des locaux.

• Compétences comportementales

• Bonne qualité rédactionnelle

• Savoir gérer les priorités, les délais et les aléas

• Respect de la confidentialité des données traitées,

• Rigueur et précision dans l'organisation du traitement et de la saisie de données,

• Autonomie, capacité à s'organiser et à rendre compte,

• Dynamisme et esprit d'initiative,

• Aptitudes relationnelles pour travailler en transversalité avec plusieurs types de contacts.

• Compétences techniques

• Aptitude à la conduite de tâches administratives

• Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint