ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE (H/F)

ATLAS INTERIM recherche un/une assistant(e) administratif (ve) et technique H/F qualifié ayant déjà de l'expérience dans le BTP et capable de travailler avec une certaine autonomie.

Sous la responsabilité du/de la Responsable Administratif(ve), Conducteur(trice) de Travaux, Chargé(e) d'Affaires ou Direction.

L'assistant(e) administratif (ve) et technique assure le suivi administratif des chantiers et apporte un soutien quotidien aux équipes techniques et à la direction. Elle veille à la bonne circulation des informations entre les clients, fournisseurs, sous-traitants, conducteurs de travaux et équipes de terrain. Elle contribue au bon déroulement des projets en assurant le suivi des dossiers, des commandes, de la facturation et des documents liés aux chantiers.

Gestion administrative

• Accueil téléphonique et traitement des demandes clients.
• Gestion des courriers et des e-mails. Classement et archivage des documents administratifs.
• Création et mise à jour des dossiers clients et chantiers. Rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Organisation des rendez-vous et réunions. Suivi des agendas des équipes techniques et de la direction.

Suivi administratif des chantiers

• Ouverture et suivi des dossiers de chantier.
• Préparation et mise à jour des documents nécessaires au démarrage des travaux. Suivi des devis, commandes, marchés et contrats.
• Collecte et classement des documents transmis par les équipes de chantier. Suivi des situations de travaux et des documents nécessaires à la facturation.
• Préparation des dossiers de réception et de fin de chantier. Suivi des réserves et des éventuelles interventions après réception.

Gestion des fournisseurs et sous-traitants

• Consultation et demande de devis auprès des fournisseurs.
• Préparation et suivi des commandes. Vérification des bons de livraison et des factures.
• Suivi administratif des sous-traitants. Mise à jour des tableaux de suivi.
• Collecte et contrôle des documents administratifs : assurances, attestations, Kbis, URSSAF, etc.

Assistance technique

• Préparation des dossiers techniques pour les conducteurs de travaux et chargés d'affaires.
• Mise en forme de documents techniques et tableaux de suivi.
• Gestion et diffusion des plans, notices et documents de chantier.
• Suivi des demandes et informations entre le bureau et les équipes terrain.
• Participation à la préparation des réunions de chantier.
• Rédaction et diffusion des comptes rendus lorsque nécessaire.

Suivi financier et facturation

• Préparation des éléments nécessaires à la facturation. Émission et suivi des factures et avoirs. Suivi des règlements clients.
• Relance des factures impayées. Suivi des dépenses et commandes liées aux chantiers. Mise à jour des tableaux de bord administratifs et financiers.

Savoir-faire

• Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
• Maîtrise de la gestion administrative et du classement documentaire.
• Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément. Bonne compréhension de l'organisation d'un chantier BTP.
• Connaissance des documents couramment utilisés dans le BTP appréciée. Aisance dans la rédaction de courriers et documents professionnels.
• La connaissance d'un logiciel de gestion BTP ou ERP est un plus.

Savoir-être

• Organisation et rigueur.
• Réactivité et capacité à gérer les priorités.
• Autonomie. Bon relationnel.
• Esprit d'équipe. Discrétion et respect de la confidentialité.

Profil recherché

Formation de type Bac à Bac+2/3 en gestion administrative, assistanat, gestion PME/PMI ou domaine technique. Une première expérience dans le secteur du BTP

Candidature : Envoyez votre CV et lettre de motivation par mail [email protected] ou contactez nous au 06.96 66 54 24 / 05.96 76 99 60