ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF-VE DU GRETA CFA HRA

MIssions

En lien avec les objectifs du plan annuel de développement du GRETA-CFA HRA et des exigences du système qualité EDUFORM:

• Assurer le secrétariat, l'accueil sur le site et contribuer au bon déroulement des activités de la structure et/ou du service
• Communiquer efficacement avec les différents partenaires et acteurs de la structure
• Préparer, réaliser les tâches de la prestation de gestion administrative du pôle d'intervention

Principales activités

Accueil - information

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs/clients internes et externes, et/ou la transmission écrite ou orale des messages
• Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès
• Gérer l'édition des feuilles d'émargement, les retards, absences et départs anticipés des bénéficiaires
• Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers, courriels et en assurer la traçabilité
• Assurer la gestion et le suivi des candidatures entrantes : reporting tableau, convocation infocoll, etc
• Tenir à jour l'information et la documentation en conformité avec les exigences du système qualité EDUFORM

Gestion organisationnelle

• Gérer les agendas, les activités, contrôler les échéances et alerter en cas d'écart
• Apporter un appui à la coordination pédagogique
• Accueillir les stagiaires en centre de ressources, les installer, veiller au bon

fonctionnement des postes informatiques, assurer la surveillance, la gestion des badges

• Assurer la logistique des réunions, séminaires, évènementiels.
• Participer aux actions de la structure/ du service (évènementiels, rencontres parents-formateurs, diffusions d'information interne.)

Principales activités

Gestion administrative

• Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bord liés à la gestion administrative et pédagogique
• Saisir, mettre en forme, valoriser des documents divers (courriers, rapports,

présentations,.), les reproduire et les diffuser

• Etablir les convocations aux réunions, examens, jury.
• Gérer des dossiers spécifiques en lien avec l'activité de la structure ou du service (demandes de permis de conduire apprentis, remise des diplômes.)
• Mettre à jour le fichier clients, participer à l'action commerciale
• Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction des stagiaires, apprentis sur le pôle d'intervention, le suivi employabilité à 6 mois

Connaissances

• La réglementation de base de la formation professionnelle et les différentes sources de financement des formations
• L'organisation du GRETA CFA HRA et du réseau de la formation professionnelle et continue de l'Education Nationale dans l'académie de Lyon
• L'organisation du système éducatif
• La démarche qualité du GRETA CFA HRA et les exigences de la norme Eduform/Qualiopi

Compétences et aptitudes requises

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser des logiciels bureautiques et de gestion (logiciels des financeurs, outils numériques, pack office.)
• Utiliser les outils mis à la disposition (My click, pronote, Access, Excel.)
• Rendre compte à sa hiérarchie
• Soigner la qualité de l'expression écrite et orale
• Mise en œuvre des méthodes de classement et d'archivage
• Développer la polyvalence

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité
• Qualité d'écoute et de compréhension de la demande
• Réactivité, esprit d'équipe
• Capacité d'adaptation
• Capacité à travailler dans l'urgence
• Sens de l'accueil et bonnes qualités relationnelles
• Sens du service au client