Assistant(e) administratif (H/F)

Sous la responsabilité du Responsable production neuve et en lien étroit avec les membres de l'équipe (chargé(e)s d'opérations constructions neuves et assistantes d'opérations), vous assurez le suivi des demandes de locataires dans le cadre de la Garantie de Parfait Achèvement ainsi que diverses missions administratives.

Activités principales :

o Assurer la gestion des demandes d'interventions techniques des locataires au titre de la Garantie de Parfait Achèvement (constructions neuves)

• Consulter chaque jour les nouvelles réclamations des locataires sur le logiciel dédié (IKOS)
• Analyser la demande
• Demander des précisions aux locataires (mail et téléphone) si la demande doit être clarifiée (manque de précisions pour bien traiter la réclamation)
• Remplir la demande d'interventions
• Adresser la demande aux entreprises/maitrises d'œuvre ou au promoteur le cas échéant
• Remplir le tableau de suivi des demandes.

Suivi des demandes traitées par les entreprises (à réception des quitus d'intervention) :

• Renseigner sur le logiciel de traitement des réclamations (IKOS) la bonne réalisation des travaux et clôturer la réclamation
• Renseigner sur le tableau de suivi la date d'intervention
• En cas de doute sur la bonne réalisation de l'intervention, contacter le locataire

Suivi des demandes non traitées par les entreprises :

• Relancer par mail les entreprises / promoteurs
• Compléter le logiciel de traitement des réclamations pour assurer la traçabilité des démarches
• Compléter le tableau de suivi
• Contacter le locataire (mail et téléphone) pour l'informer du traitement de sa demande
• Le cas échéant, rédiger un courrier de mise en demeure à destination des entreprises et des promoteurs.

o Vérifier et centraliser l'obtention de l'ensemble des documents administratifs liés à la fin de chantiers de constructions

A partir d'un listing d'opérations et d'une liste de pièces à obtenir (DPE, DAACT, attestations thermiques, hand, PV levée des réserves.), en lien avec les membres du service :

• Rechercher sur le réseau les documents
• Compléter le tableau de suivi
• Identifier le cas échéant les pièces manquantes.

Votre profil

Issu(e) d'une formation de niveau Bac, Bac +2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent, vous disposez de bonnes connaissances en matière de suivi administratif, idéalement dans le secteur du bâtiment. Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et vous avez le sens de l'organisation.