Assistant secrétaire de mairie H/F

En lien direct avec le Maire, vous assistez la secrétaire générale de mairie principalement en matière d'Etat Civil, de recensement citoyen, de gestion des listes électorales et d'urbanisme.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

1. ETAT CIVIL :

• Enregistrer et rédiger les actes d'Etat Civil (naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès)

-Tenir les registres d'Etat Civil : apposer les mentions marginales; préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, tables annuelles, tables décennales)

-Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil

-Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, PACS, cérémonie de parrainage civil

1. SERVICES A LA POPULATION

• Recensement citoyen, délivrance des attestations, suivi avec les autorités militaires

-Gérer les demandes d'inscriptions / radiations de la liste électorale

• Accueil physique et téléphonique
• Répondre aux diverses demandes des usagers

1. SECRETARIAT

• Veiller à la préparation et à l'organisation des scrutins électoraux matériellement et administrativement
• Préparer les réunions de la commission de contrôle des listes électorales
• Organiser et préparer la commission communale des impôts directs
• Gérer les dossiers d'urbanisme en lien avec l'agence départementale
• Répondre aux divers courriers

1. POLYVALENCE : participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public

CONTRAINTES PARTICULIERES

Présence aux scrutins électoraux

RELATIONS DU POSTE

-Internes : Maire, équipe municipale, agents

-Externes : public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés

EXPERIENCES / DIPLOMES :

Expérience significative en secrétariat de mairie

Expérience dans le domaine administratif de la FPT

Niveau BAC minimum

COMPETENCES

Information générale à l'Etat Civil

Règles communes à la rédaction d'actes d'Etat Civil

Bonne capacité rédactionnelle

Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, outlook)

Maîtrise des logiciels métiers MAGNUS

SAVOIR-ETRE :

• Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
• Sens du contact et de la communication
• Sens du service public
• Méthode et rigueur
• Autonomie, initiative et rendre compte
• Discrétion
• Disponibilité